面接辞退のメール・電話例文｜当日・前日の断り方も解説

面接を辞退すると決めたら、できるだけ早く採用担当者へ連絡しましょう。企業から指定された連絡方法を優先し、面接が迫っている場合は、担当者に届くかを意識して電話とメールを使い分けます。

まずは、そのまま調整して使えるメール例文と電話の伝え方を紹介します。日時、会社名、氏名、応募職種は、自分の状況に合わせて置き換えてください。

面接辞退の連絡方法を選ぶ早見表

「何日前までは必ずメール、前日は必ず電話」と一律には決まりません。企業からの案内、担当者の営業時間、面接までの時間を踏まえて判断してください。

面接辞退メールの基本例文

件名：面接辞退のご連絡／○月○日○時・氏名

株式会社○○
採用ご担当 ○○様

お世話になっております。
○○職の選考に応募しております、○○と申します。

○月○日（○）○時より面接のお時間をいただいておりますが、検討の結果、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

ご多忙の中、日程をご調整いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
選考の機会をいただきましたこと、心よりお礼申し上げます。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

氏名
電話番号
メールアドレス

理由を詳しく説明したくない場合は、「検討の結果」「一身上の都合により」と簡潔にして構いません。別企業の名前や家庭の詳しい事情まで書く必要はありません。

他社への入社を決めた場合

基本例文の辞退理由を、次のように置き換えられます。

「このたび、他社とのご縁があり、入社を決断いたしました。そのため、○月○日（○）○時に予定していただいている面接および今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」

相手企業と条件を比較したり、「第一志望ではなかった」と説明したりする必要はありません。辞退の意思が伝わることを優先しましょう。

応募後に希望条件を見直した場合

「今後の働き方について改めて検討した結果、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。」

職務内容や勤務条件に不安があるものの、まだ辞退を決めていない場合は、先に担当者へ質問する選択肢もあります。確認の相談と辞退の連絡は分けて行ってください。

前日・当日に面接を辞退する場合のメール

件名：【本日○時の面接】選考辞退のご連絡／氏名

株式会社○○
採用ご担当 ○○様

お世話になっております。
本日○時より、○○職の面接を予定していただいております○○です。

誠に申し訳ございませんが、検討の結果、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

先ほどお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。
直前のご連絡となり、ご予定を調整していただいた皆様にご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。

選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。

氏名
電話番号
メールアドレス

「電話した」という一文は、実際に電話した場合だけ使ってください。前日の連絡なら件名を「明日○月○日○時の面接」に変えます。連絡が遅れた理由を長く説明するより、日時と辞退の意思を明確に伝えることが大切です。

電話で面接を辞退する場合の台本

受付で担当者につないでもらう

「お忙しいところ恐れ入ります。○月○日○時に、○○職の面接を予定していただいております、○○と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

採用担当者に辞退を伝える

「お世話になっております。面接の予定についてご連絡いたしました。今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか。

○月○日○時より面接の機会をいただいておりますが、検討の結果、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。

日程をご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。選考の機会をいただき、ありがとうございました。」

前日や当日なら、「直前のご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます」と添えます。電話前に、面接日時、応募職種、担当者名をメモしておくと慌てにくくなります。

理由を聞かれたとき

• 他社入社を決めた場合：「他社への入社を決断したためです。」
• 働き方を見直した場合：「今後の働き方を再検討し、今回は応募を見送ることにいたしました。」
• 詳細を話したくない場合：「個人的な事情のため、詳しいご説明は差し控えさせていただけますと幸いです。」

本当ではない理由を作る必要はありません。断る意思が固まっているなら、曖昧に「今回は難しいかもしれません」とせず、「辞退いたします」と明確に伝えましょう。

電話がつながらない・メールに返信がない場合

担当者が不在なら、辞退の意思を記録に残す

電話がつながらない場合は、メールや指定の応募システムから連絡します。電話受付につながったときは、面接日時、氏名、辞退の旨を伝言してもらえるか確認できます。

開始時刻が迫っているなら、「メールを送ったので伝わったはず」と決めつけず、案内された連絡先で確認を試みましょう。ただし、短時間に何度も電話を重ねることは避け、相手の営業時間も考慮してください。

返信がなくても同じメールを何度も送らない

採用担当者がすぐに返信できないこともあります。面接まで余裕があれば、営業時間を踏まえて待ちましょう。直前になっても確認できない場合は、届いているかを電話で尋ねるなど、別の方法を検討します。

送信先の誤り、送信失敗、指定システムへの未送信も確認してください。

辞退するときに避けたい対応

• 無断欠席する。 面接官の予定が残り、確認の連絡が必要になることがあります。
• 辞退か日程変更かを曖昧にする。 選考を続ける意思があるなら、変更希望と明記します。
• 不満を長く書く。 辞退の連絡は、意思と必要事項を簡潔に伝える場にしましょう。
• 連絡を先延ばしにする。 決めたら、担当者が予定を調整できるよう早めに知らせます。
• 例文の日時や会社名を直し忘れる。 送信前に宛先と本文を確認します。

面接辞退と内定辞退の違い

この記事で扱うのは、内定が出る前の選考・面接の辞退です。内定を受けた後や、承諾後に辞退する場合は、状況に応じた連絡や確認が必要になります。

内定後のメール・電話例文は、内定辞退の伝え方と注意点をご覧ください。

よくある質問

面接辞退はメールだけでもよいですか？

企業がメールでの連絡を指定している場合などは、その案内に従います。ただし、前日・当日で確認が間に合うか不安なときは、電話も使って担当者に届く方法を考えてください。

理由を詳しく書かなければ失礼ですか？

詳細な事情をすべて説明する必要はありません。辞退の意思を明確にし、機会をいただいたお礼と予定を調整してもらったことへのお詫びを伝えましょう。

体調不良なら辞退するべきですか？

選考を続けたいなら、辞退ではなく日程変更を相談する方法があります。「体調不良のため、可能であれば日程を再調整いただけないでしょうか」と、選考継続の意思も添えてください。

一度辞退した企業へ再応募できますか？

取り扱いは企業や募集によって異なり、一律に可能とも不可能ともいえません。再応募を考える場合は、募集要項を確認し、必要に応じて採用担当者に問い合わせてください。