面接の断り方｜辞退メール・電話の例文とマナー
応募した企業の面接を辞退したい、けれど「どう連絡すれば失礼にならないか」「電話とメールどちらがいいのか」「理由は正直に伝えるべきか」と迷う方は多いはずです。面接の断り方ひとつで、企業や転職エージェントとの関係性は大きく変わります。社会人としてのマナーを守った辞退連絡ができれば、将来再応募する可能性を残せるだけでなく、転職活動全体の評判にもプラスに働きます。
本記事では、面接辞退の連絡方法・タイミング・理由の伝え方・シーン別のメールと電話の例文12選・当日キャンセル時の対応・絶対に避けるべきNGマナー・転職エージェント経由での辞退方法までを完全網羅で解説します。読み終わる頃には、トラブルなく丁寧に面接を辞退するための言葉と手順がすべて手元に揃います。
まず大前提として、面接を辞退すること自体は失礼でも問題でもありません。応募者にも企業にも選ぶ権利があり、双方が納得して進めることが採用活動の基本です。本当に失礼にあたるのは「無断キャンセル」と「連絡が遅れること」の2点だけ。きちんと連絡を入れさえすれば、企業側もスケジュールを調整して次の応募者に時間を回せます。
採用担当者は日常的に複数の応募者を並行で対応しているため、辞退連絡そのものに驚くことはありません。むしろ気にしているのは「いつ・どのように」連絡が来るかです。早めに丁寧な連絡が来れば「マナーのある人だった」という印象が残り、別ポジションでの再応募や、別企業に転職した後の取引先としての関係も含めて、ポジティブに記憶されます。
無断で面接に行かないのは社会人として最も避けるべき行為です。企業側は面接官のスケジュールを押さえ、応募書類の事前確認まで済ませて当日を待っています。連絡なしにすっぽかせば、業界内での評判に影響することもあり、転職エージェント経由なら担当者からのサポートが事実上打ち切られるケースもあります。気が引けても必ず辞退の連絡を入れることが、長期的に自分を守る行動です。
面接辞退の連絡手段はメールか電話の二択です。判断基準はシンプルで、「面接日までの残り時間」と「これまでの企業とのやり取り手段」の2つで決まります。
面接日まで時間に余裕がある場合は、メールでの連絡が基本です。メールは文章で正確に伝えられる、相手の業務を邪魔しない、送受信の記録が残るという3つのメリットがあります。これまで日程調整がメールで行われていた場合は、同じスレッドに返信する形が最も丁寧です。担当者名・件名・本文・署名を整え、送信前に誤字脱字を必ず確認しましょう。
面接日が近づいているほど、メールでは見落とされるリスクが高まります。前日や当日の辞退は、必ず電話で連絡を入れましょう。電話で口頭の謝意を伝えたあとに、確認のためのメールを送るのが理想的な流れです。前日の午前中、当日であればなるべく早い時間に電話するのが基本マナーです。
早朝や夜間、土日祝日など企業の営業時間外に辞退を決断した場合は、メールで第一報を送り、翌営業日の始業直後に電話を入れる二段構えがおすすめです。「メールでも失礼ながらご連絡を差し上げました」と一言添えるだけで、丁寧さがしっかり伝わります。
辞退を決めたら、迷わず即日連絡することが鉄則です。早ければ早いほど企業のスケジュール調整が容易になり、自分の評価も下がりません。連絡が遅れるほど印象は悪化し、当日連絡は最も心象が悪くなります。
辞退の意思が固まったその日のうちに連絡するのが理想です。「もう少し考えてから」「明日にしよう」と先延ばしにすると、企業側の調整時間が削られ、迷惑度が一気に上がります。どんなに遅くとも、前日の午前中までには第一報を入れましょう。前日午後・夜間の連絡は、相手の業務時間が確保しにくく印象を悪くします。
体調不良や急な家庭の事情など、やむを得ず当日キャンセルになる場合は、企業の始業時刻と同時に電話を入れます。メールだけで済ませず、必ず担当者と直接話して謝意を伝えましょう。担当者が不在であれば代わりの方に伝言を依頼し、追って担当者宛のメールも送っておくと安心です。
面接を辞退するとき、多くの方が悩むのが「理由をどこまで正直に伝えるか」です。結論から言えば、詳細を細かく語る必要はありません。「他社で内定をいただいた」「自身のキャリアを再考した結果」など、ざっくりとした理由で十分です。理由を伝えること自体は誠意の表現として有効ですが、詳しすぎる説明や言い訳がましい表現は逆効果になることもあります。
1つ目は「簡潔に伝える」こと。長々と説明すると言い訳に聞こえます。2つ目は「他社や個人的事情にする」こと。応募先企業を否定する理由(社風が合わない、待遇に不満など)は伝えないのがマナーです。3つ目は「嘘をつかない」こと。具体的な内容を避けつつ、伝える事実は正直であるべきです。後で矛盾が発覚すると、業界内での評判を損ねるリスクがあります。
代表的なのは「他社から内定をいただき、そちらに進むことを決めたため」「現職に留まる決断をしたため」「家庭の事情により転職活動を一時中断するため」「自身の希望条件を改めて整理した結果、貴社の募集内容と合致しないと判断したため」など。どれも具体に踏み込まず、相手にとって受け入れやすい表現になっています。
「一身上の都合により」だけでも文法的には成立しますが、社会人としてはやや素っ気ない印象を与えます。最低でも「自身のキャリアを再検討した結果」のように、ひと言補足を加えるのがおすすめです。詳細を聞き返されることはまずないので、無理にバリエーションを増やす必要はありません。
メールでの辞退連絡は、構成のテンプレートを押さえれば誰でも丁寧に書けます。基本構成は「件名→宛名→お詫び→辞退の意思→理由→お礼と謝罪→署名」の流れです。
件名は「面接辞退のご連絡(氏名)」または「面接辞退のお詫び(氏名)」が一般的です。採用担当者は毎日大量のメールを受け取るため、件名で要件が伝わると対応が早くなります。これまでの日程調整メールに返信する形なら「Re:」を残したまま、件名末尾に「【面接辞退のご連絡】」と追記する書き方も丁寧です。
宛名は「株式会社◯◯ 採用ご担当 ◯◯様」のように、会社名→部署→担当者名の順で正式名称を記載します。担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」とします。冒頭の挨拶は「お世話になっております。先日面接のご連絡をいただきました◯◯と申します。」のように、自分が誰かを名乗ってから本題に入ります。
1つ目は辞退の意思の明確な表明。「面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」と一文で言い切ります。2つ目は簡潔な理由。3つ目は時間を割いてくれたことへのお礼。「貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、誠に申し訳ございません」など。4つ目はお詫びの言葉。「身勝手なお願いとなり恐縮ですが、何卒ご了承いただけますと幸いです」と締めます。
末尾には署名として、氏名・電話番号・メールアドレスを記載します。学生であれば学校名と学部、社会人であれば現職を簡潔に書いておくと、誰からの連絡かが一目でわかります。プライベートメールから送る場合でも、署名を整えておくことで丁寧さが伝わります。
ここからはシーン別に、コピペで使えるメール例文を紹介します。社名・氏名・日時を自分の状況に置き換えて活用してください。
件名:面接辞退のご連絡(山田太郎)
株式会社◯◯◯◯ 採用ご担当 ◯◯様
お世話になっております。◯月◯日◯時より面接のお時間をいただいております、山田太郎と申します。たいへん恐縮ではございますが、検討の結果、他社から内定をいただき、そちらに入社することを決めましたため、貴社の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。書類選考や日程調整にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形でのご連絡となり、誠に申し訳ございません。本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
──────────────── 山田 太郎(やまだ たろう) 電話:090-XXXX-XXXX メール:taro.yamada@example.com ────────────────
お世話になっております。◯月◯日に一次面接のお約束をいただいております◯◯と申します。たいへん勝手ではございますが、改めて自身のキャリアを見つめ直した結果、現時点で募集職種への応募を見送らせていただきたく、面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。書類選考と日程調整に貴重なお時間をいただきましたことに、改めて御礼申し上げます。突然のご連絡で誠に申し訳ございません。何卒ご了承いただけますと幸いです。
お世話になっております。◯月◯日◯時より二次面接のお時間をいただいております◯◯です。検討を重ねた結果、家庭の状況も踏まえ、現職に残る決断をいたしました。つきましては、貴社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。これまでに丁寧なご対応をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。私の都合で貴重なお時間を取らせてしまうこととなり、誠に申し訳ございません。貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
お世話になっております。◯◯と申します。先日の二次面接では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。最終面接にお招きいただいたところ大変恐縮なのですが、改めて自身のキャリアを再検討した結果、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。これまで複数回の面接で、◯◯様をはじめ皆様より貴社の魅力や事業について詳しくお話しいただき、深く感謝しております。私の事情でこのようなご連絡となりますこと、心よりお詫び申し上げます。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました◯◯です。このたびはご縁をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。誠に勝手ながら、複数社の選考結果を踏まえて熟慮した結果、別の企業に入社することを決意いたしましたため、貴社からの内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。最終面接までお時間をいただき、社内のお話も丁寧に共有してくださったにもかかわらず、このような結論となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。貴社で働くことを真剣に考えた結果のご報告ですので、何卒ご容赦いただけますと幸いです。貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
◯◯エージェント ◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯です。ご紹介いただきました株式会社◯◯◯◯の◯月◯日の面接につきまして、誠に勝手ながら辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。理由は、他社から内定をいただき、そちらに進むことを決めたためです。◯◯様には書類添削から日程調整まで多大なお力添えをいただきましたのに、このようなご報告となり申し訳ございません。先方への辞退のご連絡につきましてもお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。◯月◯日◯時より一次面接のお時間をいただいておりましたが、誠に勝手ながら他社の選考を進めることを決めたため、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。会社説明会や書類選考でお時間をいただきましたことに、心より御礼申し上げます。直前のご連絡となり申し訳ございませんが、何卒ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。
前日や当日の辞退連絡、または企業からメールでなく電話でやり取りしていた場合は、電話での連絡が必須です。電話は緊張しがちですが、伝える順序さえ覚えておけば落ち着いて話せます。
電話は企業の営業時間内、できれば始業30分後から午前11時、午後は1時から5時頃にかけるのが理想です。始業直後や昼休み(12時〜13時)、終業間際は業務が集中しやすいため避けましょう。土日祝日や夜間は控えるのが基本マナーです。
1.「お世話になっております。◯月◯日に面接のお約束をいただいております◯◯と申します。採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」と取り次ぎを依頼。2. 担当者に代わったら改めて挨拶し、「お忙しいところ恐れ入ります、本日は面接辞退のご連絡でお電話を差し上げました」と用件を切り出す。3. 簡潔に理由を伝える。4. 時間を割いてもらったことへのお礼とお詫びを述べる。5. 「お電話でのご連絡となり申し訳ございません」「貴社のご発展をお祈りしております」と締める。
「お世話になっております、◯月◯日◯時から面接のお約束をいただいております◯◯と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、誠に勝手ながら、本日は面接辞退のお願いでご連絡を差し上げました。検討を重ねた結果、他社から内定をいただきそちらに進むことを決めましたため、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。書類選考や日程調整に貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。お電話でのご連絡となりますことも重ねてお詫び申し上げます。」
電話したものの担当者が不在のときは、伝言を依頼するか折り返しをお願いします。「ご不在とのこと、恐れ入りますが◯月◯日の面接を辞退したい旨をお伝えいただけますでしょうか。後ほどメールでも改めてご連絡いたします」と簡潔に伝言を残し、すぐにフォローのメールを送ります。重要な内容ですので、留守番電話だけで済ませず、必ず人を介して伝言を残すかメールで補完しましょう。
体調不良や急な家族の事情で、当日に辞退するしかないケースもあります。直前辞退は印象が悪くなりがちですが、対応の仕方次第でダメージを最小限に抑えられます。
体調不良の場合は「辞退」ではなく「日程変更のお願い」として連絡できる可能性があります。企業によっては再調整に応じてくれるため、まずは始業時刻と同時に電話で状況を伝え、再面接の可否を確認しましょう。完全にキャンセルしたい場合のみ「辞退」を申し出ます。インフルエンザなど明確な病名がある場合は伝え、診断書の提示は求められなければ自発的に提案する必要はありません。
これは辞退ではなく「遅刻連絡」になります。遅延が判明した時点ですぐに電話を入れ、何分遅れる見込みかを伝えて指示を仰ぎましょう。多くの企業は事情を察してリスケしてくれるか、面接時間を短縮して対応してくれます。連絡なしで遅刻するのが最も印象を悪くするため、判明時点で即連絡が鉄則です。
直前の連絡では、通常以上に丁寧な謝罪が必要です。「直前のご連絡となり大変申し訳ございません」「面接官のお時間を確保いただいたにもかかわらず、ご無理を申し上げる形となり、お詫びの言葉もございません」など、相手の立場に立った文言を加えましょう。長々と理由を語るよりも、潔く非を認めて謝罪する方が印象は良くなります。
面接辞退と内定辞退は性質が異なります。内定段階での辞退は、企業がすでに採用枠を確保し、入社準備や引き継ぎ計画を始めていることが多いため、より丁寧な対応が求められます。
内定承諾前であれば、メールまたは電話で辞退の意思を伝えれば問題ありません。承諾後の辞退になると企業の負担が大きくなるため、必ず電話で第一報を入れ、メールでも記録を残しましょう。可能であれば直接訪問してお詫びするケースもあります。法律上は内定承諾後でも入社2週間前までであれば辞退可能ですが、企業との信頼関係を考えれば早めの判断が肝心です。
内定辞退は採用活動の振り出しに戻すことを意味するため、企業の事業計画にも影響します。お詫びの言葉に加え、「貴社で働くことを真剣に検討した結果のご報告である」ことを必ず伝えましょう。「条件面で他社の方が良かった」など他社との比較を理由にするのは避け、自分の決断としてシンプルに表現するのがマナーです。
転職エージェントから紹介された企業の面接を辞退する場合は、企業ではなくエージェント担当者に最初に連絡するのが鉄則です。企業との連絡は基本的にエージェントが担っているため、応募者が企業に直接連絡するとかえって混乱を招きます。
エージェントには企業よりも踏み込んだ理由を伝えるのが望ましいです。担当者は次回以降の紹介の質を上げるため、辞退理由を参考にします。「ポジションの裁量が想定より狭く感じた」「年収帯が希望と乖離していた」など、具体的に共有することで、より自分に合う求人を紹介してもらえます。
複数の転職エージェントを並行で使っている場合、別エージェント経由で内定が出たことが辞退理由になることがあります。エージェント側もそれは織り込み済みなので、正直に伝えて問題ありません。ただし、紹介元のエージェントを否定するような言い方は避け、純粋に「縁があった企業がそちらだった」というニュアンスで伝えるのが大人の対応です。
面接辞退の評価を大きく下げる、絶対にやってはいけないNG行動を整理します。これらは社会人としての信頼を損ねるだけでなく、業界内での評判にも影響しかねません。
連絡なしに面接に行かない、いわゆる「バックレ」は最も避けるべき行為です。社会人としての常識を疑われるだけでなく、転職エージェント経由なら今後の紹介がストップする可能性があります。気まずさから連絡を渋るほど時間が経ち、ますます連絡しづらくなる悪循環に陥るため、決断した瞬間に即連絡が鉄則です。
「面接官の対応に不快感を覚えた」「社風が合わないと感じた」「給与水準に魅力を感じない」など、企業を否定する内容を辞退理由にするのは厳禁です。たとえ事実であっても、辞退連絡の場では避けましょう。建設的なフィードバックは、求められた場合のみ簡潔に伝える程度に留めるのが大人の対応です。
とっさに思いついた嘘を伝えると、後の質問で破綻するリスクがあります。「家族の介護で転職を中断する」と伝えたのに、数ヶ月後にSNSで別企業への入社報告が出れば、信用は一気に失墜します。詳細を語らずシンプルに伝えることで、嘘をつかずに済む構成にしましょう。
「すいませんが辞退します」「都合が悪くなったので無しでお願いします」のような砕けた表現は厳禁です。たとえ気軽な雰囲気の企業でも、辞退連絡はビジネス文書として丁寧に整えます。絵文字や顔文字、SNSのようなノリも避けましょう。
辞退メールを送った後、企業から確認のメールや電話が来ることがあります。「辞退を受理しました」という連絡には、簡単な御礼で返信するのがマナーです。「辞退の意思は変わらないか確認させてほしい」と問い合わせが来た場合も、無視せず誠実に対応しましょう。
辞退連絡を入れたあと、「やはり受けたい」と気持ちが変わるケースもあります。再応募が可能かどうかは企業次第ですが、丁寧な辞退連絡をしていた場合は受け付けてもらえる可能性が残ります。
企業によっては「再応募は1年後から」「同一ポジションへの再応募は不可」など独自の方針があります。再応募を希望する場合は、辞退理由が解消された旨と、再度応募したい意思を改めて伝えるメールから始めるのが筋です。求人が再掲載されているかをまず確認し、可能であれば最初に連絡した担当者宛に連絡しましょう。
再応募の際は、まず以前辞退したことへの改めての謝意を伝えます。その上で、状況が変わったこと、改めて貴社で働きたいと考えるに至った経緯を簡潔に説明します。「身勝手な申し出となり恐縮ですが、選考の機会を再度ご検討いただけないでしょうか」と丁寧にお願いするのが基本姿勢です。受け入れられるとは限りませんが、誠実な姿勢が伝われば検討してもらえる可能性は十分にあります。
辞退連絡では、ビジネスメールでよく使う敬語・クッション言葉を押さえておくと、文面がぐっと丁寧になります。
「誠に勝手ながら」「たいへん恐縮ではございますが」「身勝手なお願いとなり申し訳ございません」「お忙しいところ恐れ入りますが」「直前のご連絡となり申し訳ございません」など、相手への配慮を示す表現を使うと、文面の印象が和らぎます。連続して使うと不自然になるため、1つのメールに2〜3個までを目安に。
「すいません」(正しくは「申し訳ございません」)、「了解しました」(目上には「承知しました」「かしこまりました」)、「ご苦労様です」(目上には不適切、「お疲れ様です」を使う)、「やっぱり」「とりあえず」「なんとなく」など、口語的・あいまいな表現は避けます。「面接できなくてすいません」のような直接的な言い回しではなく、「面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました」と丁寧に書き換えましょう。
メールの結びには「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」「貴社ますますのご繁栄をお祈り申し上げます」など、相手企業への祝福を込めた言葉を入れます。これがあるかないかで、文章の印象は大きく変わります。電話の最後にも「貴社のご発展をお祈りしております」と一言添えると、丁寧な対応として記憶に残ります。
通常、面接辞退で違約金が発生することはありません。求人応募は契約ではなく、応募者と企業の双方が自由に意思決定できる立場にあります。内定承諾後でも、入社日の2週間前までであれば法律上は辞退可能(民法627条)です。ただし、すでに引っ越し費用や入社準備費用を会社が負担した後で辞退すると、損害賠償を求められるケースはまれに存在します。お金がやり取りされた段階での辞退は、必ず弁護士などに相談してから判断しましょう。
電話で「差し支えなければ理由をお聞かせください」と聞かれることがあります。詳細を語る義務はありませんが、無言を貫くと印象が悪くなるので、メールで使った理由をそのまま伝えれば十分です。「他社のご縁を選んだため」など、相手企業を否定しない範囲で簡潔に答えるのが最善です。
きちんと連絡を入れて辞退する分には、業界内で悪い評判が広がることはまずありません。採用担当者間で個別の応募者情報が共有されるケースは限定的ですし、丁寧な辞退連絡は逆に好印象として記憶されます。評判に響くのは「無断キャンセル」「嘘の理由」「直前の連絡なし辞退」など、明らかにマナー違反のケースだけです。
対面でもオンラインでも、辞退の手順とマナーは基本的に同じです。「会場に行かないだけだから」と気軽に考えず、対面と同じ丁寧さで連絡を入れましょう。オンライン面接でも、企業側は接続環境を整え、複数の社員が時間を確保しています。連絡なしのドタキャンは対面以上にあっけなく感じられる分、評価への悪影響も大きくなります。
選考を伴わないカジュアル面談であっても、相手の時間を確保している点では同じです。本選考ほど厳密な敬語は不要ですが、辞退の連絡は必ず入れましょう。「ご案内いただいたカジュアル面談ですが、◯◯の事情により参加を見送らせていただきたくご連絡差し上げました」と簡潔に伝えれば十分です。
最後に、面接を辞退するときに押さえておきたい重要ポイントを整理します。
1つ目は「辞退を決めたら即日連絡」。先延ばしは印象を確実に悪化させます。2つ目は「面接日まで3営業日以上はメール、2営業日以内は電話」の使い分け。3つ目は「件名→宛名→お詫び→辞退→理由→お礼→署名」の構成を守ること。4つ目は「理由は簡潔に、企業を否定しない、嘘をつかない」。5つ目は「直前辞退は電話で必ず謝罪し、メールで補完する」。6つ目は「転職エージェント経由なら必ずエージェントに先に連絡」。7つ目は「無断キャンセルは絶対にしない」。
面接辞退は、社会人として誰もが一度は経験する状況です。気まずさを感じても、丁寧な連絡を心がければ企業との関係性は良好なまま保てます。本記事の例文をベースに自分の状況に合わせて文面を整え、誠実な辞退連絡を心がけましょう。今回辞退した企業と、いつかどこかで再びご縁が生まれることもあります。最後まで丁寧な対応をすることが、自分自身の将来のキャリアを守る最良の選択です。
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