内定承諾書の書き方｜記入例・日付・押印と提出前のチェック

内定承諾書は、採用の内定に対して、入社する意思を会社へ示すための書類です。届いたら、承諾の対象となる条件と提出期限を確認し、会社の指定様式に氏名・住所・日付などを記入して、指定された方法で提出します。

書類のタイトルだけで意味を決めず、何に同意する文章なのかを読みましょう。この記事では、内定承諾書の本人欄の書き方と、紙・PDF・電子手続きでの提出方法を説明します。お礼や承諾を伝えるメールの文面は、内定への返信メールの書き方で確認できます。

内定承諾書と内定通知書はどう違う？

会社によっては「入社承諾書」「入社誓約書」といった名前で案内されます。また、一つの書類に条件の承諾や入社後の約束が含まれる場合もあります。名称より本文と参照資料を優先して読みます。

内定通知書の受け取りや記載内容は、内定通知書の確認ガイドで詳しく扱っています。

提出前に、承諾の対象を確認する

「提示された条件で入社することを承諾する」と書かれているなら、どの日付・版の条件を指すのか確認します。給与、入社日、勤務地などに質問が残っている場合は、署名より先に会社へ尋ねてください。労働条件通知書の読み方も参考になります。

内定承諾書が未提出なら労働契約は成立しない、と一律に考えることはできません。厚生労働省のQ&Aでも、採用内定時に契約が成立したと考えられる事例が説明されています。成立時期は採用の経緯ややり取りなどによります。採用内定に関する厚生労働省Q&A

したがって、書類だけを「とりあえず出す」のでなく、自分の入社意思と承諾する内容を確かめてから進めましょう。

内定承諾書の書き方：本人欄ごとの確認方法

1. 宛名は印字と案内を照合する

会社名や代表者名が印字されている場合は、対象の会社の書類かを確認します。自分で宛名を書く様式なら、案内された正式名称を使ってください。代表者宛てと人事担当者への送付先が異なる場合もあります。

宛名の敬称や役職を、印字済みの本文へ独自に追加する必要はありません。送り先がわからない場合は、採用担当へ確認します。

2. 氏名・住所は入社手続きの情報に合わせる

氏名は指定された表記で記入します。ふりがな欄、住所の郵便番号、連絡先など、本人欄に求められた項目を確認しましょう。

転居予定があるなら、現在の住所と入社時の住所のどちらを書くかを相談します。旧姓使用や氏名変更がある場合も、応募書類と会社の登録情報の照合方法を聞いてください。決まっていない住所を見込みで記入することは避けます。

3. 日付・入社予定日を混同しない

日付欄が署名日なのか、会社から指定された日付なのかを確認します。別に入社予定日を記入する欄があるなら、それぞれの意味に沿って書いてください。

未指定の項目を、内定通知書の発行日に合わせて過去の日付で書く必要はありません。迷ったら、記入・署名する日でよいかを会社へ確認します。

4. 署名・押印は指定に従う

自署が必要か、パソコン入力でよいか、押印欄があるかを確認します。すべての内定承諾書に実印や印鑑証明書が必要だと考えないでください。印の種類が指定されていなければ、人事へ確認しましょう。

電子手続きの場合は、画面上での氏名入力、署名、同意の確定がどの段階で必要かを、サービスと会社の案内に沿って進めます。印影の画像を貼れば提出完了になるとは限りません。

5. 空欄・チェック欄・訂正方法を確認する

本人が記入する欄と、会社の確認欄を区別します。承諾のチェック欄がある場合は、選択肢の意味を読み、初期状態のまま提出しないようにします。

誤記があれば、再発行、再入力、訂正線など、指定された方法を確認してください。承諾文そのものを変更したい場合は、誤字を直す作業とは分けて相談します。条件付きの文章を無断で追加し、会社との合意ができたことにはしないでください。

内定承諾書の記入例

以下は、欄の意味を確認するための架空の例です。会社の書式へそのまま移す完成ひな形ではありません。会社から別の記入方法が指定されている場合は、担当者に確認して従います。

住所や日付は実際の情報に置き換えます。署名する前に、承諾する文章と添付条件書を一緒に保存しておくと、提出後の照合に使えます。

紙・PDF・電子手続きの提出方法

紙の原本を郵送する場合

宛先、担当部署、必要な同封書類、提出期限を確認します。期限が「必着」か「消印有効」か、単に回答期限なのかで必要な日程が変わるため、案内が曖昧なら問い合わせてください。

控えを残し、必要に応じて配達状況を確認できる送付方法を選びます。ただし、特定の郵便サービスがすべての会社で必須とは限りません。会社の指定がある場合はそれに従い、ポストへ入れた日だけで受領済みと判断しないようにしましょう。

PDFや画像で提出する場合

PDF提出で手続きが完了するのか、後から原本も必要なのかを確認します。スキャンや撮影をする場合は、全ページ、署名欄、文字が読めることと、ページの欠けがないことを点検してください。

メールか採用システムかなど、指定された経路で送ります。ファイル名、形式、容量に指定があれば合わせ、添付忘れと宛先間違いを送信前に確認します。署名済み書類の住所や連絡先を、公開共有リンクで送ることは避けましょう。

電子署名サービスで提出する場合

会社からの正規の案内かを確認し、対象の文書と条件を読んで手続きを進めます。最後の確定操作、完了通知、控えの取得方法を確認してください。

途中まで氏名を入力しただけでは、提出完了にならない場合があります。完了画面やメール、保存した文書を確認し、会社側での受領状況が不明なら担当者へ尋ねます。

提出後は「送った」と「受け取られた」を分けて確認する

提出日、提出方法、送付した文書の版を記録します。採用システムの提出完了表示、会社からの受領連絡、配送記録など、方法に合った確認を行いましょう。

会社が受領連絡をする予定を案内している場合は、その日程を待ちます。期限が近いのに受領が確認できない場合は、担当者へ提出日時と方法を伝え、手続き上不足がないか確認してください。同じ書類を複数の経路へ重ねて送る前に、正しい提出先を確かめます。

入社日の変更が生じた場合は、自分の控えだけを書き換えず、会社と新しい日程と必要な再手続きを相談します。

よくある質問

内定承諾書を提出する前に、回答期限を延ばしてもらえますか？

延長を当然に受けられるとは限りません。期限前に、確認したい事項、返答できる見込み日、希望する延長を会社へ伝えて相談します。相談したことと、延長が認められたことは区別してください。

承諾メールを送ったら、書類は出さなくてもよいですか？

会社が書類の提出を求めている場合は、メールだけで提出済みと判断しないでください。どの手続きを終える必要があるか、担当者の案内を確認します。

内定承諾書を出した後に、辞退することはできますか？

承諾書の有無だけで一律に結論は決められません。具体的な状況に応じた連絡や注意点は、内定承諾後を含む内定辞退の進め方で詳しく扱っています。辞退を検討している場合は、入社する意思がないまま署名する方法を取らず、意思と手続きについて早めに確認してください。

提出直前のチェックリスト

• 会社と確認した条件・入社意思に、署名する内容が合っている。
• 最新の指定様式で、全ページと参照資料を読んでいる。
• 氏名・住所・署名日・入社予定日を正しく記入している。
• 署名・押印・電子確定の必要な操作を確認した。
• 期限の意味と、原本・PDF・電子手続きの指定がわかっている。
• 宛先、添付、控えの保存、受領確認の方法を確認した。

内定承諾書の書き方は、本人欄を正しく埋めることから、会社側の受領確認までが一続きの手続きです。不明点を先に解消し、承諾した条件と提出した書類を手元に残しましょう。