コンプライアンスとは？法令・社内ルール・倫理と職場の確認例

法令・社内ルール・倫理を分けて確認する

同じ行動に複数の観点が関わることがあります。たとえば顧客情報を外部へ送る場面では、取り扱う情報、契約、会社のルール、必要な許可などを確認します。「常識で考える」だけでも、「規程に書いていないから自由」だけでも十分に判断できない場合があります。

この3区分は職場で確認を進めるための整理です。法令の義務と会社が独自に定めた手順を同一にしないこと、倫理の議論を犯罪の認定として扱わないことがポイントです。対象が不明なまま「コンプライアンス違反」と決め付けるより、事実と未確認点を整理します。

ガバナンス・内部統制との関係

これらは重なる部分があります。コンプライアンスを守るための仕組みが内部統制の一部になることもありますが、ガバナンスを単に社員を従わせる活動と説明するのは狭すぎます。JPXのコーポレートガバナンス・コードは上場企業に関する確認先であり、すべての非上場企業に同じ規則が一律適用されると読むものではありません。

架空の職場ケースを事実から整理する

次のケースは実在企業の不祥事ではなく、相談の仕方を練習する架空例です。この情報だけで違法性や処分を決めるものではありません。

勤務時間の例では、実際に働いた時間を正しく伝えて賃金を確認することと、働いていない時間を申告することを分けます。記録の違いだけで誰かの不正と決め付けず、端末ログや作業記録だけでは把握できない時間があるかも確認します。

画像の例でも、「許可がない利用はすべて同じ違反」と一律には判断しません。誰の資料か、どの権利や利用条件が関わるか、許諾済みの範囲はどこかを確認します。社内で見る許可と公開する許可は同じとは限らないため、目的を分けて相談しましょう。

迷ったときは確認・相談・記録を進める

1. 日時、依頼内容、確認できた事実を整理する。見聞きした事実と推測を分ける。
2. 関係する規程や案内を探し、版や更新日、対象範囲を確認する。
3. 担当窓口に具体的な疑問を伝え、必要な対応と確認者を尋ねる。
4. 回答内容、日時、次の作業を記録し、未解決点を残す。

急ぎの指示でも、内容が曖昧な場合は「どの条件なら進めてよいか」を確認します。規程の変更が口頭だけで伝えられた場合は、正式な案内や責任者を照合してください。相談記録は必要な範囲で、認められた保存先に残します。

相談に使える記入テンプレート

日時・業務：＿＿

依頼されたこと／確認できた事実：＿＿

参照した規程・契約・案内：＿＿

判断できていない点：＿＿

関係する人・情報・金額など：＿＿

確認したいこと：＿＿の条件で実施してよいか

必要な対応の期限：＿＿

回答・担当者・次の確認：＿＿

たとえば「顧客一覧を協力会社へ送る依頼がありました。共有の承認と対象列が未確認です。送付してよい範囲と方法を確認したいです」と書けば、断定した告発ではなく、判断に必要な情報を伝えられます。不要な顧客データそのものを相談文へ添付せず、窓口が必要とする資料の渡し方を確認します。

社内相談と公益通報の制度は区別する

疑問を相談することと、公益通報者保護法の対象となる通報は同じとは限りません。保護の対象は、通報の内容、通報先、要件などを確認する必要があります。消費者庁のQ&Aを公式の確認先とし、すべての社内相談やSNSでの公開が自動的に法的保護を受けるとは考えないようにします。

直属の担当者に相談しにくい場合は、社内で案内される別の窓口や公的相談先を確認します。誰が受け付けるか、どこまで情報が共有されるか、回答の進め方はどうなるかを、利用する窓口の案内で確かめてください。個別の違法性や保護の適用を、一般的な例だけから決めることはできません。

企業選びで体制を聞く質問

• 業務で判断に迷った場合の相談先は、どこで案内されますか。
• 経費や情報管理のルールは、入社時と変更時にどう共有されますか。
• 担当者へ相談しにくい場合の別の窓口はありますか。
• 相談した後、回答や必要な対応はどのように伝えられますか。

窓口や研修があるだけで、すべての問題が起きないとは保証できません。一方で、ひとつの情報だけから企業全体を違反企業と判断することも避けましょう。制度の説明と実際の利用方法を確認し、自分が業務を進めるときに使える情報を集めます。

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出典・確認先

• 日本取引所グループ：コーポレートガバナンス・コード
• 消費者庁：公益通報者保護法に関するQ&A（基本的事項）