内定辞退のメール・電話例文｜承諾前・承諾後の伝え方と注意点

内定辞退メールの例文4パターン

1. 内定承諾前に辞退する場合

件名：内定辞退のご連絡（［氏名］）

［会社名］
［部署名・担当者名］様

お世話になっております。［職種名］の選考で内定をいただきました［氏名］です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、今回の内定を辞退いたします。
選考にお時間をいただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。

面接を通じて丁寧にご対応いただきましたことに、心より感謝申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

［氏名］
［連絡先］

2. 承諾書を提出した後に辞退する場合

件名：内定辞退のご連絡（［氏名］・［入社予定日］入社予定）

［会社名］
［部署名・担当者名］様

お世話になっております。［入社予定日］に入社を予定しております［氏名］です。
内定を承諾した後でのご連絡となり、大変申し訳ございません。

改めて検討した結果、入社を辞退することを決め、ご連絡いたしました。
入社に向けてご準備いただいている中、ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。

貸与品の返却など必要な手続きがございましたら、ご案内いただけますと幸いです。
これまでのご対応に深く感謝申し上げます。

［氏名］
［連絡先］

このメールだけで全ての法的手続きが完了するとは限りません。承諾後は契約内容・入社日・返却物等を確認し、後述の注意点も読んでください。

3. 電話がつながらなかった場合

件名：内定辞退のご連絡（［氏名］）

［会社名］
［部署名・担当者名］様

お世話になっております。内定をいただきました［氏名］です。
先ほどお電話いたしましたが、ご不在のためメールでご連絡いたします。

慎重に検討した結果、今回の内定を辞退いたします。
選考にお時間をいただきましたことに感謝申し上げますとともに、ご期待に沿えないことをお詫び申し上げます。

お手数ですが、本メールをご確認いただけましたら受領のご連絡をいただけますと幸いです。

［氏名］
［連絡先］

実際に電話をしていない場合は、その一文を削除してください。電話がつながるまで辞退の連絡自体を止めておく必要はありません。

4. 転職エージェントへ伝える場合

件名：［応募先企業名］の内定辞退について（［氏名］）

［担当者名］様

お世話になっております。［氏名］です。
ご紹介いただいた［応募先企業名］について検討した結果、内定を辞退することを決めました。

理由は［差し支えない範囲で事実を簡潔に記載］です。
辞退の意思は固まっておりますので、企業へのご連絡をお願いいたします。
回答期限は［日付］です。企業への連絡状況と、私から別途必要な対応をご共有いただけますでしょうか。

選考をご支援いただき、ありがとうございました。

［氏名］
［連絡先］

エージェント経由なら、まず担当者と連絡の担当・期限を合わせます。企業への直接連絡が必要かは運用によるため、双方へ矛盾する内容を送らないようにします。

電話とメールはどう使い分ける？

これは連絡を円滑にするための実務上の目安です。どの連絡手段なら契約上の問題が必ず解消する、という基準ではありません。

内定辞退を電話で伝える例文

電話の前に、氏名、応募職種、担当者、伝える結論を手元にメモします。営業時間内にかけ、相手が今話せるかを確認してください。どの企業にも共通する最適な時間帯があるわけではありません。

「お世話になっております。［職種名］で内定をいただいた［氏名］と申します。採用ご担当の［担当者名］様はいらっしゃいますか。」

「今、数分お時間をいただいてもよろしいでしょうか。このたびは内定をいただき、ありがとうございました。慎重に検討した結果、今回の内定を辞退することを決め、ご連絡いたしました。選考にお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。」

承諾後なら「一度承諾した後でのご連絡となり、申し訳ございません」を加えます。担当者の名前、日時、伝えた内容、案内された手続きを記録し、必要に応じて同じ内容をメールにも残します。

理由は、事実を短く伝える

辞退の意思が固いときは、「辞退を考えています」のように相談中と受け取られる表現を避けます。理由を詳しく話したくない場合でも、架空の病気や家庭事情を作る必要はありません。

• 他社に決めた：「検討の結果、別の企業への入社を決めました。」
• 現職に残る：「現在の職場で引き続き働くことを決めました。」
• 条件が合わない：「勤務地と働き方を検討した結果、今回は辞退いたします。」
• 詳細を控えたい：「今後の働き方を総合的に検討した結果です。詳しい事情の説明は控えさせてください。」

会社名や待遇の比較を積極的に開示する必要はありません。条件が変われば入社したいのなら、辞退と交渉を混ぜず、まず確認したい条件を相談しましょう。

いつ連絡する？迷っている場合・返信がない場合

辞退を決めたら、回答期限を待たずに連絡する

企業ごとの回答期限と入社日を確認します。「内定から一律1週間」などの目安より、実際の期限を優先してください。まだ判断できない場合は、期限前に希望する回答日と延長の可否を相談します。延長が認められるとは限りません。

返信がないときは、期限に応じて確認する

送信先、送信済み履歴、配信エラーを確認します。急ぎでなければ1〜2営業日程度を実務上の目安として確認の連絡を入れ、入社日や回答期限が迫っていれば待たずに電話等も使いましょう。返信がないことだけで、受領や合意の有無を判断しないでください。

承諾後・入社直前に確認したい法的な注意点

以下は日本の一般的な情報で、2026年9月15日に公式資料を確認しています。個別の契約の効力は、内定通知・承諾の経緯・契約期間等によって異なります。

承諾書には「法的拘束力がない」と言い切らない

内定の段階で労働契約が成立していると評価される場合があります。承諾書を提出していても辞退の検討はできますが、「単なる約束だから何も確認しなくてよい」とは考えないでください。茨城労働局の内定の説明が参考になります。

「2週間」は全ての契約に共通する期限ではない

京都新卒応援ハローワークは、承諾後の辞退について民法627条に沿った説明をしています。一方、期間の定めのある契約などは扱いが異なります。大阪労働局の無期・有期契約の説明も参照してください。

入社まで2週間を切ったら辞退が一切できない、と決めつける必要もありません。連絡を先延ばしにせず、契約書類を確認して採用担当者に申し出、必要に応じて専門窓口へ相談してください。

違約金や費用を求められたら、その場で約束しない

労働基準法16条は、契約不履行に対する違約金や損害賠償額をあらかじめ定める契約を禁止しています。ただし、個別の損害の主張がすべて無効になるという意味ではありません。請求内容と根拠を書面で求め、支払い・署名をする前に相談しましょう。出典：熊本労働局の採用内定・辞退の案内。

強く引き止められるときの対応と相談先

意思が固まっているなら、「ご提案ありがとうございます。検討した上での結論ですので、辞退の意思は変わりません」と簡潔に伝えます。理由を増やし続ける必要はありません。

威圧的な言動、費用請求、契約の扱いに困ったときは、内定通知、承諾書、メール、通話日時のメモを整理し、総合労働相談コーナーや弁護士等に相談してください。学生は学校の就職支援窓口にも相談できます。企業が必ず穏やかに受け入れる、トラブルが絶対に起きない、と保証することはできません。

よくある質問

辞退した企業に再応募できる？

再応募の受付や選考は企業の方針によります。辞退時に丁寧に連絡しても、再応募や採用が保証されるわけではありません。募集要項を確認してください。

複数社へ同じ文面を送ってもよい？

例文は使えますが、企業ごとに宛先・氏名・職種・日付を確認し、個別に送信します。他社の連絡先をCC等に入れないようにしてください。

お礼メールと辞退メールは別々に必要？

すでに辞退を決めているなら、感謝と辞退の意思を一通で伝えられます。まだ判断中の場合の連絡は内定のお礼メールも参考になります。

送る前のチェックリスト

• 会社名・担当者・自分の氏名・職種に間違いがない。
• 辞退の意思が明確で、事実と異なる理由を書いていない。
• 回答期限と入社日、承諾済みかどうかを確認した。
• 返却物や必要手続きがあれば確認できる文面になっている。
• 送信内容・日時を保存できる。

辞退を決める前の条件確認には内定通知書で確認する項目も役立ちます。結論が出たら、短く明確な連絡と、必要な手続きの確認を進めましょう。