身元保証書とは？書き方・記入例とよくある疑問
入社時に「身元保証書」の提出を求められ、「これは何の書類？」「誰に頼めばいい？」「どう書けばいいの？」と戸惑う人は少なくありません。身元保証書は、万が一従業員が会社に損害を与えた場合に、保証人が一定の責任を負うことを約束する書類です。この記事では、身元保証書とは何かという基本から、書き方・記入例、そして有効期限や保証人がいない場合などのよくある疑問まで、わかりやすく解説します。
身元保証書とは、新しく入社する従業員が会社に損害を与えた場合などに、身元保証人が本人に代わって（または本人とともに）一定の責任を負うことを約束する書類です。入社手続きの一環として、本人の人物確認や、会社のリスクに備える目的で提出を求められます。多くの場合、本人と保証人がそれぞれ署名・押印して会社へ提出します。
身元保証書は、主に次のような場面で求められます。
提出の要否や様式は会社によって異なります。一般的には会社所定の用紙が渡されるため、それに沿って記入します。
身元保証人は、独立して生計を立てている成人が想定され、親や親族に依頼するのが一般的です。会社によっては「2名必要」「うち1名は親族以外」「一定の年齢・収入条件」などの指定がある場合もあります。まずは会社の求める条件を確認し、信頼して引き受けてもらえる人に依頼しましょう。
身元保証書は、本人が記入する欄と、身元保証人が記入する欄に分かれているのが一般的です。それぞれの記入項目を見ていきましょう。
記入例としては、本人欄に「氏名：山田太郎／住所：◯◯県◯◯市…／生年月日：◯年◯月◯日／入社日：◯年◯月◯日」、保証人欄に「氏名：山田一郎（自署）／住所：…／続柄：父／極度額：金◯◯円」のように記入します。会社所定の様式に従い、空欄や記入漏れがないようにしましょう。
まずは会社の人事担当に相談しましょう。親族以外でも認められる場合や、保証人の人数を調整してもらえる場合があります。事情によっては身元保証書の提出が必須でないこともあるため、抱え込まずに相談するのがおすすめです。
身元保証に関する法律では、期間を定めた場合は最長5年、期間を定めなかった場合は原則3年とされています。会社によっては、一定期間ごとに更新を求めることもあります。
会社の指定によります。認印で足りる場合もあれば、実印と印鑑証明書の添付を求められる場合もあります。提出前に、会社の指示を確認しておきましょう。
提出は会社の規定によりますが、入社手続き上必要とされていることが多く、拒否すると入社に影響する場合があります。記入内容や極度額に不安がある場合は、拒否する前に人事担当へ相談し、内容を確認するとよいでしょう。
身元保証書は、従業員が会社に損害を与えた場合に保証人が一定の責任を負うことを約束する、入社手続きの書類です。2020年の民法改正で極度額の記載が必要になった点を押さえ、本人欄・保証人欄を会社の様式に沿って正しく記入しましょう。保証人には内容をよく説明し、納得のうえで署名・押印してもらうことが大切です。不明点は会社の人事担当に確認し、安心して入社手続きを進めてください。
※身元保証契約の取り扱いは会社や個別の事情によって異なります。判断に迷う場合は、会社の人事担当や専門家に相談することをおすすめします。
