退職届の封筒の書き方とマナー｜サイズ・色・書き方
退職を決意して退職願や退職届を準備するとき、書類の文面ばかりに気を取られがちですが、実は「封筒」にもしっかりとしたマナーがあります。封筒の色やサイズ、表書きの書き方を間違えると、せっかくの書類が台無しになり、印象を下げてしまうことも。
この記事では、退職願・退職届を入れる封筒の正しい選び方から、表面・裏面の書き方、用紙の折り方、手渡しと郵送それぞれのマナーまで、円満退職に必要なポイントを網羅的に解説します。最後の場面で恥をかかないよう、退職前にぜひ確認しておきましょう。
退職願・退職届を入れる封筒は、「何でも良い」というわけではありません。ビジネス文書のなかでも特にフォーマルな書類だからこそ、色やサイズに決まりがあります。まずは基本となる選び方を押さえましょう。
退職願・退職届を入れる封筒は、白色・無地のものを選びます。茶封筒は領収書や請求書など事務的な書類に使うことが多く、退職に関する重要書類には適していません。
白には「誠実さ」や「清潔感」といった意味があり、目上の人に渡す書類やフォーマルな場面にふさわしいとされています。中身が透けて見えてしまうと印象が悪いため、できれば「二重封筒」と呼ばれる、内側に裏紙が貼られた透けにくいタイプを選ぶとより安心です。
封筒のサイズは、退職願・退職届を書いた用紙の大きさに合わせて選びます。基本的なルールは次のとおりです。
・用紙がA4サイズ(210×297mm)の場合 → 長形3号(120×235mm) ・用紙がB5サイズ(182×257mm)の場合 → 長形4号(90×205mm)
どちらも、用紙を三つ折りにしたときにぴったり収まるサイズです。退職願・退職届はA4サイズで作成することが多いため、長形3号の封筒が一般的に選ばれています。コンパクトに持ち運びたい場合は、B5用紙＋長形4号の組み合わせが扱いやすくおすすめです。
退職願・退職届の封筒は、原則として直接手渡しするものなので、郵便番号枠が印刷されていない無地のものを選びましょう。郵便番号枠があるとカジュアルな印象になり、フォーマルさが損なわれます。
郵便番号枠なしの白封筒は、文房具店や大型のショッピングセンター、ネット通販で手に入ります。100円ショップでは取り扱いがない店舗もあるため、早めに準備しておくのが安心です。
封筒を用意したら、次は表書きです。何も書かずに提出するのはマナー違反。表面と裏面それぞれに、決まった書き方があります。
封筒に書く文字は、黒のボールペンか万年筆を使うのが基本です。マーカーや筆ペン、サインペンは線が太くなりすぎてしまい、ビジネス文書には向きません。
また、消せるタイプのフリクションボールペンも避けましょう。摩擦熱で文字が消えてしまうため、重要書類には不適切です。書き損じた場合は、修正液や修正テープで直すのではなく、新しい封筒に書き直すのがマナーです。
封筒の表面、中央よりやや上の位置に、「退職届」または「退職願」と縦書きで記入します。文字は大きめ・はっきりと書き、ひと目で何の書類か分かるようにしましょう。
退職願と退職届では使う言葉が異なるため、書類の種類に合わせて表書きを選びます。退職を願い出る段階の書類なら「退職願」、退職が決定したあとに正式に提出する書類なら「退職届」です。
なお、退職願・退職届の封筒には宛名(会社名や上司の名前)を書く必要はありません。直接手渡しするものなので、表書きはシンプルに書類名のみで十分です。
封筒の裏面には、左下に自分の所属部署名とフルネームを縦書きで記入します。裏面の左半分に納まるように書くのが目安です。
「営業部 山田太郎」のように、所属を上、氏名を下に配置します。役職がある場合は所属の下に役職を入れる場合もありますが、シンプルに部署と氏名だけで問題ありません。文字の大きさは表書きよりもやや小さめにバランスを取ると見栄えが良くなります。
封筒の準備ができたら、退職願・退職届の用紙を正しく折って封入します。折り方や入れ方にもマナーがあるので、最後まで気を抜かずに対応しましょう。
退職願・退職届の用紙は、文字が書いてある面を内側にして三つ折り(巻き三つ折り)にするのが正しい折り方です。手順は次のとおりです。
1. 用紙を縦向きに置き、文字を書いた面を上にする 2. 下から3分の1を上に折り上げる 3. 上から3分の1をその上に重ねるように折る
折り目がきれいに揃うよう、角と角を合わせて真っすぐ折ることがポイントです。同じサイズの紙をもう1枚用意してガイドにすると、3等分にきれいに折れます。定規を使って折り目を整えるのもおすすめです。
三つ折りにした用紙を封筒に入れるときは、向きに注意が必要です。封筒の表面(「退職届」「退職願」と書いた面)を正面にしたとき、用紙の右上(書き出し部分)が封筒の上側右になるように入れます。
こうすることで、封筒から取り出した受け取り手が、開封後すぐに正しい向きで本文を読めるようになります。逆さまや裏面が表に来る向きは失礼にあたるため、提出前に必ず確認しましょう。
退職願・退職届を直属の上司に手渡しする場合、封筒の封(のり付け)は必須ではありません。封をしない場合は、封筒のフタを内側に折り曲げておくだけで構いません。
一方、もともと糊やシールが付いている封筒を使う場合や、改まった印象にしたい場合はしっかり封をしましょう。封をしたときは、フタの中央に「〆」マークを書くのが正式なマナーです。「〆」は、未開封であることを示す封字です。
封筒の準備が整ったら、いよいよ提出です。渡し方にもいくつかのマナーがあるため、以下のポイントを押さえておきましょう。
就業規則で特に届出先が指定されていない場合、退職願・退職届は直属の上司に直接手渡すのが原則です。いきなり人事部や役員に渡すのは、上司を飛び越える「頭越し」の行動と受け取られ、関係を悪化させる可能性があります。
事前に「ご相談したいことがあります」とアポイントを取り、会議室など他の社員の目に触れない静かな場所で渡すのが基本です。落ち着いた状態で退職の意思を伝えたうえで、封筒を差し出しましょう。
会社まで封筒を持参するときは、クリアファイルに入れて持ち運びましょう。封筒のままバッグに入れると、シワや汚れが付いたり、折れ曲がったりする恐れがあります。
クリアファイルは無地で透明なものを選び、色付きやキャラクター付きのものは避けます。提出する直前にクリアファイルから封筒を取り出し、封筒だけを上司に手渡すのがスマートな所作です。
封筒を手渡すときは、表書きが相手に向くように両手で持ち、上司の正面で差し出します。「お忙しいところ恐れ入ります。退職願(退職届)をお持ちしました。よろしくお願いいたします」と一言添えると丁寧です。
机の上にポンと置くような渡し方はマナー違反です。最後の場面だからこそ、誠意ある所作で締めくくりましょう。
退職願・退職届は手渡しが基本ですが、傷病や休職中などやむを得ない事情がある場合に限り、郵送で提出することもあります。郵送には手渡しとは異なるマナーがあるので、ポイントを押さえておきましょう。
郵送する前に、必ず直属の上司に電話で連絡し、出社できない理由と退職の意思を伝えておきます。突然書類を送りつけると非常識と受け取られ、円満退職が難しくなります。電話で「郵送で提出してもよいか」を確認したうえで送付するのがマナーです。
退職願・退職届を入れた封筒には、宛名を書きません。そのため、郵送するときはもう一回り大きい封筒を用意し、その中に退職願・退職届の封筒を入れて送ります。組み合わせの目安は次のとおりです。
・退職願・退職届の封筒が長形4号 → 郵送用は長形3号 ・退職願・退職届の封筒が長形3号 → 郵送用は角形5号(または長形1号)
郵送用の封筒も白色を選びますが、こちらは郵便番号枠があるタイプで構いません。サイズによっては定形外郵便となり送料が変わるため、郵便局で確認してから送付しましょう。
郵送用封筒の表面には、宛先となる会社の住所、会社名、部署名、担当者名(直属の上司や人事担当者)を記載し、左下に「親展」と赤字または黒字で書き添えます。「親展」は、宛名本人以外には開封しないでほしいという意味です。
裏面には、左下に自分の住所と氏名を記入します。郵送中の事故に備えて、差出人情報は明確に記載しておきましょう。封をしたら、フタの中央に「〆」マークを書いて完成です。
社会人として書類を郵送する際は、「添え状(送付状)」を同封するのがマナーです。退職願・退職届の封筒と一緒に、添え状を郵送用封筒に入れて送ります。
添え状には、頭語と結語、時候の挨拶、書類を送付する旨、感謝の言葉、結びの挨拶などを簡潔にまとめます。形式ばったものでなくても、誠意が伝わる内容であれば十分です。書類のみを送るのと、一筆添えるのとでは受け取る側の印象が大きく変わります。
封筒の表書きを「退職願」と書くか「退職届」と書くかは、書類の性質によって変わります。両者の違いを理解しておきましょう。
退職願は、会社に対して退職を願い出る段階で提出する書類です。提出後に会社の承認を得て退職が成立するため、承認前であれば撤回することも可能です。
「一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」のように、お願いする形で文末を結びます。封筒の表書きは「退職願」とします。
退職届は、退職日が決定したあと、最終的に会社へ届け出るための書類です。提出した時点で退職の意思が確定的に伝わるため、原則として撤回はできません。
「一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職いたします」と、断定する形で文末を結びます。封筒の表書きは「退職届」とします。会社によっては所定のフォーマットがある場合もあるため、就業規則を確認しておきましょう。
郵便番号枠なしの白い封筒は、文房具店、大型ショッピングセンター、ホームセンターの文具コーナーで購入できます。100円ショップでも置いている店舗はありますが、取り扱いがない場合もあります。最も確実なのはネット通販で、長形3号・長形4号の白封筒は10枚数百円程度で入手できます。
茶封筒で提出すると、マナーを知らない人だと思われる可能性があります。すでに提出してしまった場合は、後から差し替えるよりもそのままにしておくほうが角が立ちません。次回からは白封筒を使うようにしましょう。
退職願・退職届の用紙は、白無地の便箋やコピー用紙で問題ありません。文房具店や100円ショップ、コンビニ、書店の文具コーナーで購入できます。会社で所定のフォーマットがある場合は、それに従いましょう。
退職願・退職届は、原則として縦書きで作成するのが伝統的なマナーです。封筒の表書き・裏書きも縦書きが基本となります。会社で横書きフォーマットが指定されている場合のみ、それに従いましょう。
手渡しの場合は「親展」を書く必要はありません。「親展」を書くのは、郵送するときの「外側の封筒(郵送用封筒)」のみです。退職願・退職届を直接入れる内側の封筒には、表面に「退職届(退職願)」、裏面に所属・氏名のみを書きます。
封字として「〆」マークを書く代わりに印鑑を押すことはマナー違反ではありませんが、シャチハタは正式な書類には不適切とされています。封をするなら手書きで「〆」を書くのが最もシンプルでフォーマルな方法です。
退職願・退職届の封筒は、白色・無地・郵便番号枠なしのものを選び、用紙のサイズに合わせて長形3号または長形4号を使います。表面の中央やや上に「退職届」または「退職願」と書き、裏面の左下に所属部署とフルネームを記載するのが基本ルールです。
用紙は文字が内側になるよう三つ折りにし、書き出しが封筒の右上に来る向きで封入します。手渡しのときはクリアファイルで持参し、両手で表書きを相手に向けて差し出すのがマナー。郵送する場合は一回り大きい封筒に入れ、添え状を同封して「親展」と添えましょう。
最後の書類提出は、これまでお世話になった会社への感謝を形にする大切な機会です。封筒の細かなマナーを守ることで、誠意ある退職手続きを完成させ、気持ちよく次のステージへと進みましょう。
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