やることリストの作り方｜終わらないリストを終わるリストに変える

「やることリストを書いたのに、いつまでたっても項目が減らない」「毎日書き直しているうちに、リストを見るのが嫌になった」。やることリストが終わらないのは、意志の弱さよりも、リストの作り方に原因があることがほとんどです。この記事では、やることリストが終わらなくなる原因と、終わるリストに変えるための作り方の手順、書き方の例、続けるためのコツを初心者向けに解説します。

やることリストが終わらない5つの原因

まずは、なぜリストが終わらないのかを知っておきましょう。原因が分かれば、直すべきところも見えてきます。

• 1日にできる量より多く書いている：思いつくままに書くと、1日では終わらない量がそのまま「今日のリスト」になります。終わらない前提のリストでは、毎日「できなかった」が残ります
• 1行が大きすぎる：「企画書を作る」「引っ越しの準備」のように、何時間も何日もかかる仕事を1行にすると、手をつけにくく、いつまでも消せません
• 終わりの状態が決まっていない：「資料を見直す」だけでは、どこまでやれば完了なのか分かりません。完了の基準がない項目は、ずっと「やりかけ」のまま残ります
• 「いつかやりたいこと」が混ざっている：「英語の勉強をする」「部屋を片づける」など、期限のない願望が今日の用事と同じ場所に並ぶと、リストはいつまでも空になりません
• 見直す時間がない：書いたまま放置すると、もう必要のない項目や状況が変わった項目が残り続け、本当にやるべきことが埋もれてしまいます

終わるやることリストの作り方：6つの手順

次の手順で作ると、「書き出したものを全部やる」リストから「今日やり切れる」リストに変わります。

1. やることをすべて書き出す：まずは頭の中にあることを、大小を気にせず1件1行で書き出します。この段階ではまだ「今日のリスト」ではなく、材料集めだと考えてください
2. 「今日」「今週」「いつか」の3つに分ける：書き出した項目を、今日やるもの、今週中にやるもの、期限のない「いつかやるもの」に振り分けます。今日のリストに載せるのは「今日」に分けたものだけです
3. 大きな項目は「最初の一歩」に分ける：1回の作業で終わらない項目は、最初にやる具体的な行動まで小さくします。「企画書を作る」なら「企画書の目次案を書く」が今日の1行になります
4. 完了条件を書き足す：「何がどうなったら終わりか」を短く添えます。「資料を見直す」は「営業資料の数字を先月分に差し替える」とすれば、終わったかどうかが一目で分かります
5. 今日のリストは件数を絞る：目安は、これまで1日に実際に終えられた件数です。会議や外出の予定が多い日は、さらに減らします。全部消せる量にしておくことが「終わるリスト」の条件です
6. 1日の終わりに残りを仕分ける：残った項目は、「明日に回す」「もっと小さく分け直す」「やめる」のどれかに決めます。何となく翌日に書き写すことを繰り返さないのがポイントです

書き方のビフォー・アフター

同じ用事でも、書き方を変えるだけで手のつけやすさと終わりやすさが変わります。

• 大きすぎる項目：「企画書を作る」→「企画書の目次案を書く（見出し5つまで）」
• 終わりが曖昧な項目：「資料を見直す」→「営業資料の3〜5ページの数字を先月分に差し替える」
• 願望が混ざった項目：「英語の勉強をする」→「いつかやる」リストへ移し、今日のリストには「単語アプリを1レッスン進める」と書く
• 相手待ちの項目：「〇〇さんの返事」→「〇〇さんに見積もりの回答期限を確認するメールを送る」

どの例も、「動詞で終わる」「見れば何をするか分かる」「終わったかどうか判断できる」の3点がそろっています。書くときに少し具体的にしておくだけで、リストを見るたびに考え直す手間が減ります。

終わるリストを続けるためのコツ

• リストを作る時間を決める：朝の始業前や前日の終業時など、リストを作る5分を毎日同じタイミングで確保します
• 予定表と並べて見る：会議や移動の時間を差し引いて、実際に作業に使える時間から今日の件数を決めます
• 割り込みはすぐにリストに追加する：急に頼まれた用事は、まず書き留めてから、今日やるべきかどうかを判断します。頭で覚えておこうとしないことが大切です