ToDoリストとは？タスクリストとの違いと基本の使い方

「ToDoリストを作ってみたけれど、うまく使えている気がしない」「タスクリストと何が違うのか分からない」。この記事では、ToDoリストの意味とタスクリストとの違い、初めてでも迷わない基本の書き方と使い方、そしてToDoリストでは足りなくなるタイミングまでを、初心者向けに解説します。

ToDoリストとは？

ToDoリストとは、「やること（To Do）」を1行ずつ書き出した一覧のことです。やり終えたものにチェックを入れたり線を引いたりして消していく、最も手軽な自己管理の方法です。紙のメモでもスマートフォンのアプリでも作れ、特別な道具や知識は必要ありません。

ToDoリストの目的

ToDoリストの一番の目的は、やることを忘れないようにすることです。頭の中だけで覚えておこうとすると、「何か忘れている気がする」という落ち着かない状態が続きます。書き出して外に置いておけば、覚えておくことに気を取られず、目の前の作業に集中しやすくなります。

ToDoリストとタスクリストの違い

ToDoとタスクは日常会話ではほぼ同じ意味で使われますが、リストとして管理する場合は役割が違います。

• ToDoリスト：忘れないための覚え書き。期限や担当がなくてもよく、思いついた順に書いてよい。主に自分ひとりのために使う
• タスクリスト：終わらせるべき仕事の一覧。1件ごとに期限・担当・完了条件（何がどうなったら終わりか）を持ち、終わらなければ誰かに影響が出るものを扱う

たとえば「電池を買う」「〇〇さんに資料のお礼を送る」はToDoリスト向きです。一方、「来週の定例会用に先月の広告実績をまとめ、前日までに上長へ提出する」のように期限と完了条件がはっきりしていて、他の人も関わる仕事はタスクリストで管理するほうが向いています。

違いを項目ごとに整理

• 主な目的：ToDoリストは忘れないこと、タスクリストは確実に終わらせること
• 期限：ToDoリストはなくてもよい、タスクリストは必須
• 担当：ToDoリストは基本的に自分、タスクリストは複数人のこともある
• 項目の粒度：ToDoリストは数分で終わる用事も入る、タスクリストは工程を含む仕事が中心
• 使う人：ToDoリストは個人、タスクリストは個人にもチームにも使われる

ToDoリストの基本の使い方：5つのステップ

ToDoリストは書き方に決まりがありませんが、次の流れで使うと、書いただけで終わるのを防げます。

1. 頭の中のやることをすべて書き出す：大小や重要度は気にせず、思いついたものを1件1行で書き出します。まず全部を外に出すことが目的です
2. 1行を「具体的な行動」に書き直す：「資料の件」ではなく「資料の修正点を3つ洗い出す」のように、動詞で終わる形にします。見た瞬間に何をすればいいか分かる状態にするのがポイントです
3. 今日やるものを選ぶ：書き出したものすべてを今日やろうとせず、今日手をつけるものだけに印をつけます。数を絞ったほうが、1日の終わりに「できた」と感じやすくなります
4. 終わったらすぐに消す：チェックを入れる、線を引くなど、終わったことが目で見て分かるようにします。消していく感覚が、次の作業に取りかかる後押しになります
5. 1日の終わりに見直す：残った項目を、明日に回すのか、もうやらないのかを決めます。何日も残り続けている項目は、書き方が曖昧か、ToDoではなくタスクとして扱うべきものかもしれません

書き方の例

同じ内容でも、書き方によって手のつけやすさが変わります。

• あいまいな書き方：「ブログ」「経費」「〇〇さん」
• 具体的な書き方：「ブログの見出し案を5つ書く」「今月の交通費の領収書を経費システムに登録する」「〇〇さんに打ち合わせ日程の候補を送る」

あいまいな書き方だと、リストを見るたびに「これは何をすればいいんだっけ」と考え直すことになります。書く時点で少しだけ具体的にしておくと、見たらすぐに動ける状態になります。

ToDoリストの作り方・ツールの種類

ToDoリストはどんな道具でも作れます。自分が毎日必ず目にする場所に置けるかどうかで選ぶのがおすすめです。

• 紙のノート・手帳：書くだけですぐに始められ、線を引いて消す手応えがある。持ち歩きを忘れると見られない