退職メールの例文10選｜社内・社外への挨拶と引継ぎの書き方
退職の挨拶メールは、退職の事実、感謝、今後の業務窓口を伝えるための連絡です。退職の意思表示や会社との日程調整とは分け、社内で共有してよい時期と内容を確認してから送ります。ここでは相手と目的が異なる10の文例を用意しました。
以下は架空のテンプレートです。［ ］を実際の情報へ置き換え、使わない一文は削除してください。退職日と最終出勤日、引継ぎ開始日は別の日になることがあります。
送信先と時期を決める
送信先 | 確認すること |
|---|---|
社内 | 公表してよい時期、必要な宛先、部署内の案内方法 |
社外 | 会社の承認、後任者の連絡先、業務継続に必要な時期 |
個別の相手 | 一斉送信より個別に伝えたい内容があるか |
社外連絡を必ず最終日にする、といった固定ルールではなく、引継ぎに支障が出ない時期を会社と確認します。異なる取引先のメールアドレスを互いに見せる送信方法にも注意してください。
1. 所属チームへ
件名：退職のご挨拶（［氏名］）
チームの皆さま
［氏名］です。［退職日］をもって退職することとなり、最終出勤日は［日付］です。日々の業務で支えていただき、ありがとうございました。担当業務は［引継ぎ先］へ引き継いでおります。今後のご連絡は［業務上の窓口］へお願いいたします。これまで大変お世話になりました。
2. 直属の上司へ
件名：退職のご挨拶とお礼（［氏名］）
［上司名］様
これまでご指導いただき、ありがとうございました。特に［具体的な場面］でいただいた助言が、仕事を進めるうえで支えになりました。残りの引継ぎ事項は［確認方法］で共有しております。最終出勤日までに確認が必要な点がございましたら、お知らせください。大変お世話になりました。
3. 他部署でお世話になった人へ
件名：退職のご挨拶（［部署・氏名］）
［相手名］様
［部署］の［氏名］です。このたび［退職日］をもって退職することとなりました。［一緒に取り組んだ業務］では、いつもご協力いただきありがとうございました。今後の当該業務の窓口は［部署・担当者］です。直接ご挨拶できず恐縮ですが、メールにてお礼申し上げます。
4. 複数部署のプロジェクトメンバーへ
件名：担当変更と退職のご挨拶（［案件名］）
プロジェクトの皆さま
［氏名］です。退職に伴い、［日付］以降の私の担当業務は［担当者］へ引き継ぎます。進行状況と未確認事項は［承認された共有先］へまとめました。これまで［具体的な協力］にご協力いただき、ありがとうございました。今後ともプロジェクトをよろしくお願いいたします。
5. 取引先の担当者へ
件名：担当者変更と退職のご挨拶（［会社名・氏名］）
［取引先名・担当者名］様
いつもお世話になっております。［会社名］の［氏名］です。私事で恐縮ですが、［退職日］をもって退職することとなりました。［日付］以降は［後任者・部署］が担当いたします。今後のご連絡先は［会社で承認された連絡先］です。これまで賜りましたご厚意に心よりお礼申し上げます。
6. 外部の協力会社へ
件名：窓口変更のご連絡と退職のご挨拶
［協力会社名・担当者名］様
［会社名］の［氏名］です。退職に伴い、［案件・業務］の窓口が［新担当者］へ変更となります。［日付］以降の確認事項は［業務窓口］へお願いいたします。これまで、［共同作業］にご協力いただきありがとうございました。引き続き当社とのお取引をよろしくお願いいたします。
7. 後任者へ
件名：引継ぎ内容の確認とお礼（［氏名］）
［後任者名］様
引継ぎにご協力いただき、ありがとうございます。担当案件、定例作業、確認待ちの事項は［共有先］へ整理しました。最終出勤日は［日付］のため、不明点がございましたら［確認期限］までにお知らせください。以後の判断が必要な事項は［責任者］へご相談いただく運用です。どうぞよろしくお願いいたします。
8. 短期間の勤務だった職場へ
件名：退職のご挨拶（［氏名］）
皆さま
［氏名］です。［退職日］をもって退職いたします。在籍期間は短いものでしたが、［業務］について丁寧に教えていただき、ありがとうございました。担当していた事項は［引継ぎ先］へ共有しております。これまでお世話になりましたことに、心よりお礼申し上げます。
9. 遠隔勤務の同僚へ
件名：退職のご挨拶（［氏名］）
皆さま
［氏名］です。本日が最終出勤日となりました。直接お会いする機会は多くありませんでしたが、チャットや会議を通じて支えていただき、ありがとうございました。担当業務の連絡先は［共有済み案内］をご参照ください。皆さまと一緒に仕事ができたことに感謝しております。
10. 挨拶への返信にお礼を返す
件名：Re: 退職のご挨拶
［相手名］様
温かいお言葉をいただき、ありがとうございます。［一緒に取り組んだこと］では大変お世話になりました。いただいた経験を今後も大切にしていきたいと思います。改めまして、これまでのご支援にお礼申し上げます。
書かなくてよいこと・確認してから書くこと
- 詳しい退職理由や転職先は、共有が必要な場合を除き無理に加えない。
- 個人のメールや電話番号の公開を必須にしない。
- 会社が未承認の後任者、業務方針、取引条件を記載しない。
- 退職後も無期限に対応するような約束をしない。
- お詫びや感謝のために、事実と異なる退職理由を作らない。
送信前チェック
- 日付、相手の氏名、会社名を確認する。
- 引継ぎ先と業務上の連絡先が有効か確認する。
- 宛先・CC・BCCが用途と会社のルールに合っているか確認する。
- ［ ］の置き換え漏れ、不要な添付、機密情報が残っていないか確認する。
- 退職の正式手続きが必要なら、挨拶メールだけで済ませようとしていないか確認する。
口頭の挨拶をする場合は、メールの全文を読むより、事実と感謝を短くまとめます。関連するスピーチ記事も参考にしてください。
