履歴書の書き方完全ガイド｜マナー・項目別の正解
「履歴書の書き方って、結局どれが正解なの？」――ネット上には情報があふれていて、20代の若手・第二新卒の方ほど混乱しがちです。日付の書き方一つ取っても、和暦か西暦か、提出日か作成日か、迷うポイントは数え切れません。
この記事では、履歴書の基本マナーから項目ごとの正しい書き方、20代特有の悩みまで網羅的に解説します。市販の履歴書もWeb応募のPDFも、どちらにも対応できる「型」が身につきますので、書類選考で落とされない一通を仕上げるためのガイドとしてご活用ください。
細かな項目に入る前に、履歴書全体に関わる基本マナーを押さえておきましょう。これを知らないまま書き始めると、せっかくの内容も評価されない結果になりかねません。
現在の転職市場では、パソコン作成が主流です。Web応募やメール送付ではPDF形式が標準で、企業側も読みやすさを評価します。一方で、応募先から手書き指定があった場合や、職人系・伝統的な業界では手書きが好まれるケースもあります。
迷ったら、求人票や応募ガイドを確認しましょう。指定がなく、20代で初めての転職という場合は、誤字修正がしやすいパソコン作成をおすすめします。手書きの場合は黒のボールペン（消せるペンはNG）を使い、修正液・修正テープも使いません。
履歴書の用紙サイズはA4・B5の2種類が一般的です。職務経歴書もA4が主流のため、A4で統一すると整理しやすくなります。Web応募ではA4のPDFが標準です。
様式は「JIS規格」「厚生労働省様式」「転職用」「学生用」など複数あります。20代の転職なら、自己PR欄や志望動機欄が広く取られている「転職用」または「厚生労働省様式」が使いやすい構成です。
履歴書の日付は「提出日」を書きます。郵送なら投函日、持参なら持参日、メール送信ならメールを送る日です。作成日や記入日ではないので注意してください。
和暦・西暦はどちらでも構いませんが、履歴書全体で統一することが必須です。学歴・職歴・資格欄を西暦にしたなら、日付欄も西暦に揃えます。逆もまた然りです。
該当事項がない欄でも、空欄のままにせず「特になし」「以上」などを書きます。賞罰欄が該当しないなら「賞罰なし」、扶養家族が0人なら「0人」と明記しましょう。空欄は「書き忘れ」と判断され、丁寧さに欠ける印象を与えます。
手書きで誤字をした場合、修正液・修正テープ・二重線消しはすべてNGです。新しい用紙にすべて書き直してください。パソコン作成なら、提出前に必ず2回以上の見直しを行いましょう。読み上げ機能を使うと、自分では気づかないミスを発見できます。
「（株）」ではなく「株式会社」、「高校」ではなく「高等学校」、「バイト」ではなく「アルバイト」と書きます。話し言葉は使わず、丁寧な書き言葉で統一しましょう。
最近の履歴書では押印欄が省略されていることが多いですが、欄がある場合は押印します。シャチハタは避け、認印または実印を朱肉で丁寧に押してください。Web提出のPDFでは押印不要が一般的です。
ここからは履歴書の項目を上から順に解説します。まずは氏名・住所などの基本情報から見ていきましょう。
氏名は戸籍に登録されている正式な漢字で記入します。旧字体の場合は旧字体のまま書きましょう。姓と名の間は1文字分空けると読みやすくなります。
ふりがなは、欄が「ふりがな」ならひらがな、「フリガナ」ならカタカナで書き分けます。これは細かいですが、採用担当者が見るポイントです。姓と名のふりがなも、それぞれ漢字に対応する位置に配置しましょう。
生年月日は履歴書全体の年号表記（和暦か西暦）に合わせます。年齢は「履歴書記入時点」の満年齢を書きますが、提出日と記入日が大きくずれないよう注意してください。
住所は都道府県名から省略せずに書きます。「○○市○○区」と続け、マンション名や部屋番号も正式名称で記入してください。「1-2-3」のようなハイフン省略形は避け、「1丁目2番3号」と書くのが丁寧です。
ふりがなは番地は不要、町名までで構いません。電話番号は日中連絡が取れる携帯番号を優先しましょう。固定電話の番号がある場合は連絡先欄に追記します。メールアドレスは個人用のものを記載し、会社用アドレスは絶対に書かないでください。
写真は3ヶ月以内に撮影したものを使います。サイズは縦40mm×横30mmが標準で、スピード写真より写真館での撮影が好印象です。Web応募ではJPEG形式の画像データを貼り付けます。
服装は男女ともジャケット着用が基本。背景は白またはグレー、表情は口角を軽く上げた程度の自然な笑顔がベストです。写真の裏には氏名を書いて剥がれた時に備えましょう（手書きの場合）。
学歴・職歴欄は履歴書の核となる部分です。事実を時系列で正確に書くのが原則ですが、20代特有の書き方ルールも押さえておきましょう。
中央に「学歴」と書き、改行して時系列で記載します。20代の転職なら、義務教育は省略し「高等学校卒業」から書き始めるのが一般的です。最終学歴が大学・大学院なら、高校入学・卒業から書き始め、大学入学・卒業（または大学院入学・修了）まで記載します。
学校名は正式名称で記載してください。「○○高校」ではなく「○○高等学校」、「○○大学○○学部」と学部・学科名まで書きます。在学中の場合は「○○大学○○学部○○学科 在学中」と記載し、卒業見込みなら「卒業見込み」と書きます。
学歴の最終行から1行空けて中央に「職歴」と書き、改行して時系列で記載します。新卒入社から現在までを順番に書きましょう。アルバイト経験は通常含めませんが、第二新卒で正社員経験が短い場合や、応募職種に関連する重要な経験がある場合は記載することもあります。
各社の入社・退社は別々の行に書きます。「20XX年4月 株式会社○○ 入社」「20XX年X月 一身上の都合により退社」のように、入社年月・会社名（正式名称）・配属部署・退社年月を明記します。
自己都合退職の場合は「一身上の都合により退社」が定型表現です。会社都合退職（リストラ・倒産など）の場合は「会社都合により退社」と書きます。実態と異なる表現は避けてください。雇用保険の離職票と整合性が取れないと、後々トラブルになります。
会社都合退職の詳細については「会社都合退職とは｜自己都合との違い・失業給付・手続きを徹底解説」も参考になります。在職中の応募なら最終行に「現在に至る」と書き、その下に「以上」を右寄せで記載して締めくくります。
第二新卒や20代の転職では、短期離職や複数回の転職を経験している方もいるでしょう。事実は隠さず正直に書くのが原則です。職歴欄では退職理由を詳細に書く必要はありませんが、面接で聞かれた時に整合性ある説明ができるよう準備しておきましょう。
免許・資格欄は取得日が古いものから順に書きます。資格名は必ず正式名称で記載してください。たとえば「英検2級」ではなく「実用英語技能検定2級」、「TOEIC 800点」ではなく「TOEIC Listening & Reading Test 800点（20XX年X月取得）」のように書きます。
運転免許がある場合は最初に書くのが慣例です。「普通自動車第一種運転免許 取得」と記載しましょう。AT限定の場合は「普通自動車第一種運転免許（AT限定）」と明記します。
現在勉強中で取得見込みの資格は「○○検定 取得に向けて勉強中（20XX年X月受験予定）」と書けます。ただし合格していないものを「取得」と書くのはNGです。応募職種に関連する勉強中の資格を書くと、学習意欲のアピールにもなります。
「特技」欄がある履歴書では、業務に関連するものを優先的に書きます。語学力、PCスキル、専門知識などが代表的です。「Excel：VLOOKUP・ピボットテーブルを用いたデータ集計が可能」のように、レベル感がわかる書き方を心がけましょう。
基本情報や学歴・職歴は事実を書くだけですが、志望動機と自己PRは内容で差がつきます。20代の若手・第二新卒なら、ここで採用担当者に「会ってみたい」と思わせる工夫が必要です。
志望動機は「なぜその業界か」「なぜその企業か」「入社後どう貢献するか」の3要素で構成すると伝わりやすくなります。業界選びの理由→企業選びの理由→貢献意欲の順に並べると、論理的な流れで読み手に伝わります。
特に「なぜその企業か」のパートでは、応募先企業特有の事業や製品、文化に触れることが重要です。同業他社にも当てはまる内容では、使い回しと判断されてしまいます。求人票や企業のWebサイト、採用ページから具体的なキーワードを拾って盛り込みましょう。
履歴書の自己PR欄は200〜300字程度で、人柄や核となる強みを端的に伝えます。職務経歴書の自己PR（400〜600字）よりもコンパクトで、業務での発揮事例より「あなたという人物の特徴」を伝えるイメージです。
詳しい例文や強みの見つけ方は「職務経歴書の自己PRの書き方｜転職で評価される例文集」「転職の自己PR作成法｜強みの見つけ方と職種別の例文テンプレート」で紹介しています。履歴書と職務経歴書で同じ文章を使い回すと「準備不足」と判断されるため、書き分けを意識してください。
志望動機・自己PRともに、欄の8〜9割は埋めるのが目安です。スカスカだと熱意不足の印象を与え、欄外まではみ出すのもマナー違反です。文字数を意識して書き、推敲で調整しましょう。
本人希望欄は記入の自由度が高いぶん、書き方を間違えると印象を悪くする欄です。20代の若手・第二新卒の方が特に注意したい使い方を解説します。
特に強い希望がない場合は「貴社規定に従います」と書きます。書き言葉では「貴社」、面接など話し言葉では「御社」と使い分けるのが原則です。給与・勤務地・職種について自分から条件を細かく出すと、わがままな印象を与えかねません。
一方で、応募者側に合理的な事情がある場合は遠慮せず記載しましょう。「子の保育園送迎のため、勤務開始時刻は9時以降を希望」「持病の通院のため、第3水曜日午後は休暇を希望」など、入社後のミスマッチを防ぐためにも事前に伝えるべきです。
企業が複数の職種・拠点で募集している場合、希望を明示します。「営業職（東京勤務）を希望します」と書くと、書類が適切な部署へ回されやすくなります。
在職中の方は本人希望欄に「現職の引き継ぎを考慮し、内定後1ヶ月程度で入社可能」など入社可能時期を書いておくと、企業側もスケジュールを立てやすくなります。退職済みで即日入社可能なら「即日入社可能」と明記しましょう。曖昧にすると採用判断が遅れる原因になります。
郵送の場合、A4サイズが折らずに入る角形2号の白封筒を使います。封筒表面の左下に赤字で「履歴書在中」と記し、四角で囲みます。中に挟む「送付状（添え状）」は1枚にまとめ、応募職種・氏名・連絡先・簡単な挨拶文を書きます。
郵便局で重さを量って正しい切手を貼り、ポスト投函ではなく窓口で出すのが安全です。日付は投函日に合わせるため、書き直す手間を省くなら投函直前に記入するのも一つの方法です。
メールではPDF形式で送るのが基本です。Wordのまま送ると相手の環境で表示が崩れる可能性があります。ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」のように、誰のものかすぐわかる形式にしましょう。
メール本文には簡潔な挨拶と、添付ファイルの内容を箇条書き的に記載します。本文だけで完結させようとせず、必ずファイルを添付してください。送信前に添付漏れがないか必ず確認しましょう。
企業の応募フォームから直接入力する場合、ブラウザの不具合で入力内容が消えるリスクがあります。事前にメモアプリやWordで本文を作成し、コピー&ペーストで貼り付けるのが安全です。
文字数制限がある欄では、制限内に収まるよう推敲しましょう。改行が反映されない場合もあるため、プレビュー機能があれば必ず確認してください。
第二新卒で社会人歴1〜2年の場合、職歴欄が数行で終わってしまうのは自然なことです。空白を埋めるために職歴を水増しするのは絶対にNGですが、自己PR欄や志望動機欄を充実させて全体のバランスを取りましょう。
学生時代のアルバイトやインターンで業務に直結する経験がある場合、自己PR欄でその経験に触れることで実質的な情報量を増やせます。
履歴書の職歴欄では「一身上の都合により退社」と書くだけで構いません。詳しい退職理由を職歴欄に書き込む必要はありません。面接で聞かれた時の準備が重要です。
ネガティブな退職理由でも、「次のキャリアで実現したいこと」という未来志向の表現に変換することを意識しましょう。たとえば「人間関係が悪かった」を「より協働的な環境で成果を出したい」と言い換えるイメージです。
20代で書ける資格が少ないのは珍しくありません。普通自動車免許とTOEIC程度しかない場合でも、勉強中の資格や習得中のスキルを書くことで前向きさを伝えられます。「現在、簿記3級取得に向けて学習中（20XX年X月受験予定）」のような表現が有効です。
写真は履歴書の第一印象を決める重要な要素です。スピード写真でも問題ありませんが、写真館で撮影すると照明・姿勢・表情の調整があり、明らかに見栄えが良くなります。20代の転職活動なら、複数社へ応募する前に一度プロに撮ってもらう投資はリターンが見込めます。
最後に、書類選考で不利になりやすいNG例をまとめて紹介します。当てはまる項目がないか提出前にチェックしてください。
1つ目は「写真が古い・表情が硬い」。3ヶ月以上前の写真や無表情の写真は印象を下げます。
2つ目は「日付が記入日のまま」。提出日に合わせず古い日付のままだと、使い回しを疑われます。
3つ目は「和暦と西暦の混在」。学歴は和暦、職歴は西暦のように混在しているケアレスミスは多発します。
4つ目は「会社名・学校名が略称」。「（株）」「○○高校」のような略称は避けます。
5つ目は「志望動機が使い回し」。応募先企業特有のキーワードがない志望動機は印象に残りません。
6つ目は「自己PRが抽象的」。「コミュニケーション能力が高い」だけで具体例がない自己PRは選考突破が難しくなります。
7つ目は「空欄が多い」。賞罰欄や本人希望欄を空白のままにすると、書き忘れと判断されます。
8つ目は「フリーメールアドレスのトラブル」。普段使っていないアドレスを書くと、企業からの連絡に気づけません。
9つ目は「誤字脱字」。氏名・住所・会社名の誤字は致命的です。提出前に最低2回は読み直しましょう。
10個目は「職務経歴書の内容と矛盾」。在籍期間や役職が両書類で食い違うと、信頼性が大きく下がります。提出前に必ず照合してください。
提出直前に以下の10項目を一通り確認してください。すべてクリアできれば、書類選考での減点リスクが大きく下がります。
1．日付は提出日になっているか。和暦・西暦が履歴書全体で統一されているか。
2．氏名のふりがなが、欄の表記（ひらがな／カタカナ）に合っているか。
3．写真は3ヶ月以内のもので、サイズと貼り付け位置が正しいか。
4．住所は都道府県から記載され、番地・部屋番号まで省略せず書かれているか。
5．連絡先のメールアドレスが個人用で、入力ミスがないか。
6．学校名・会社名がすべて正式名称で書かれているか。
7．資格は取得順に並び、正式名称で書かれているか。
8．志望動機が応募先企業特有の内容になっているか。
9．自己PRが履歴書と職務経歴書で書き分けられているか。
10．本人希望欄が空欄でなく、適切な内容で埋められているか。
コンビニ・100円ショップ・文房具店・書店などで市販されています。様式が複数あるため、転職用や厚生労働省様式などを選びましょう。Web応募ではPDFテンプレートを利用するのが一般的で、厚生労働省や転職サイトが無料で配布しています。
Web応募やPDF履歴書では、写真をデータで貼り付けます。解像度は300dpi以上、サイズは縦40mm×横30mmに合わせて貼り付けましょう。写真館で撮影すると、データ提供してくれるところが多いので利用すると便利です。
職歴欄の最後に「現在に至る」と書きます。その下に右寄せで「以上」と書いて締めます。本人希望欄では「在職中のため、平日夜・土日の連絡を希望」など、現実的な配慮を書いても問題ありません。
正社員としての職歴がある場合、アルバイトは原則書きません。ただし第二新卒で正社員経験が浅い場合や、応募職種に直結する経験がある場合は書くこともあります。書く場合は「アルバイト」と明記し、正社員職歴と区別がつくようにしましょう。
職務経歴書から先に書くことをおすすめします。職歴を詳細に整理した後の方が、履歴書の自己PRや志望動機もブレずに書けるからです。職務経歴書の書き方は「職務経歴書の書き方完全マニュアル｜テンプレート付き・職種別の記入例」をご覧ください。
履歴書は応募者の能力以前に「ビジネス文書を正しく作れるか」を見られる書類です。20代若手・第二新卒の方は経験量で先輩応募者に勝ちにくい分、基本マナーを完璧に押さえることで差をつけられます。
本記事のポイントを整理します。基本マナーでは「日付は提出日」「和暦・西暦の統一」「空欄を残さない」が3大ルール。項目別では「正式名称で記載」「事実を時系列で正確に」「志望動機と自己PRは応募先ごとにカスタマイズ」を意識しましょう。提出方法別の注意点を踏まえ、最終チェックリスト10項目をクリアしてから提出してください。
履歴書を完成させたら、職務経歴書とのセットで一貫性をチェックしましょう。職務経歴書の書き方は「職務経歴書の書き方完全マニュアル｜テンプレート付き・職種別の記入例」、自己PRの書き方は「職務経歴書の自己PRの書き方｜転職で評価される例文集」、面接対策は「面接の逆質問30選｜印象アップする質問とNG例」で詳しく解説しています。万全の準備で書類選考を突破し、納得のいく転職を実現させてください。
派遣社員の履歴書の書き方を、20代・第二新卒向けに徹底解説。派遣会社登録用と転職用の違い、職歴欄の正しい書き方（『就業』『派遣期間満了』など派遣特有の用語）、派遣元・派遣先の明記ルール、自己PRの作り方を職種別例文付きで網羅。派遣経験を強み...
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