コンテンツカレンダーの作り方｜公開予定・レビュー・更新を管理する記入例

コンテンツカレンダーと施策カレンダーの違い

マーケティングカレンダーは、説明会、広告、メールなど施策全体の期間や重なりを見ます。コンテンツカレンダーは、その中で使う記事や原稿を一つずつ追うものです。同じ施策で告知記事と案内メールを作るなら、施策IDは同じでも制作物のIDは分けます。

施策の配置はマーケティングカレンダーへ、工程の細かな待ちは制作進行管理へ分けると、同じ情報の転記を減らせます。内容、予定、確認記録の正本を決めて、カレンダーから参照してください。

Asanaのコンテンツカレンダーの説明も、制作と公開を結び付けて整理する用途を扱っています。表の形を真似るだけでなく、自分たちがいつ何を決めるために使うかを先にそろえましょう。

一つのコンテンツに持たせる項目を決める

基本項目は、ID、対象読者と課題、制作物の役割、タイトル案、チャネル、執筆担当、レビュー担当と期限、公開予定、状態、参照先です。公開後は実際の公開日とURLを追加します。原稿の所在地と公開URLは違う情報なので、同じ欄を上書きせず分けて持たせてください。

外注の依頼で、背景や対象、制約が毎回伝わらないなら、制作開始前のオリエンシートとつなぎます。すべての説明をカレンダーのセルへ詰め込むより、制作物IDから依頼内容へたどれるほうが更新しやすくなります。

制作容量から公開予定を組む

公開したい本数から逆算するだけでは、確認や更新が後回しになりがちです。まず、執筆、編集、レビュー、画像、公開設定に使える枠を、定常業務や休暇を除いて見積もります。外部の待ち時間は実作業工数と分け、公開日までに必要な経過期間として扱ってください。

架空例として、月40人時の制作枠から既存記事の更新8人時を引くと、新規制作は32人時です。1本8人時で、執筆からレビュー、公開準備まで同じ範囲を含むなら、32÷8＝4本が試算上限になります。修正や急な依頼の枠が別に必要なら、最初から4本すべてを確約しません。

担当別にも照合します。編集者に時間があっても、商品担当のレビューが月2本分しか取れなければ、その制約を先に調整します。記事数だけで仕事量を比べず、調査の必要性、図表、確認範囲、既存原稿の状態を見て見積りを変えてください。

ブログ・メール・SNSの記入例を作る

次の例では一つの説明会に向けてブログ・メール・SNSを使います。ブログは内容を詳しく説明し、メールは既存顧客が参加を判断できるようにし、SNSは案内ページへの入口を作ります。チャネルが違うからといって同じ文をそのまま載せず、読者が既に知っていることと次の行動を変えます。

C-02とC-03がC-01へ誘導するなら、実URL、公開時刻、案内内容の一致を確認します。ブログを延期したときはメールと投稿の予定も見直してください。依存があるのに別の担当の表だけで変更すると、予定通り送った案内のリンク先が用意されていない、といった不整合が起こります。

レビュー・公開・変更のルールをそろえる

状態は、誰が何をすれば次へ進むかが分かるように定義します。レビュー待ちの間も執筆担当は作品の文脈を持ちますが、次の行動をするのはレビュー担当です。「担当」を一人だけにして毎回書き換えるより、制作担当と次アクション担当を分けると待ちを説明できます。

差し戻しは実際に必要な工程へ戻し、理由と対象版を残します。公開日を守るために未確認の状態を「公開可能」にするのは避けましょう。公開を延期するか、範囲を変えるか、支援を入れるかを責任者が判断します。

Google Sheetsの条件付き書式で期限や状態を色分けできますが、色は行動の代わりにはなりません。条件付き通知はアカウント等の利用条件があり、セル変更の通知と、日時が来たら届く期日リマインダーは区別します。更新担当と確認する場面も決めてください。

公開後の数値と更新予定を同じIDで残す

公開済みの行は消さず、同じIDへ観測条件と更新理由を追記します。検索で見つけてもらう記事、開催案内、メールでは、役割に合う観測項目が異なります。日付や商品条件の変更を直す仕事と、検索流入を見て内容を見直す仕事も分けましょう。

実績がない場合は、ゼロを確認したのか、データをまだ得ていないのかを分けて記録します。更新は「全記事を半年ごと」のように固定せず、情報の変わりやすさと読者への影響から見直し日を設定します。毎月は見積りと実工数、承認待ち、公開日の変更理由を振り返り、次の制作枠を調整してください。