フローチャートテンプレートの作り方｜業務別の構成と作成手順
フローチャートを作ろうとして、白紙を前に手が止まる。記号の意味は分かっていても、どこから書き始めてどう組み立てるかは別の問題です。実は業務の種類ごとに、フローの骨格にはある程度決まった型があります。この記事では、業務別の構成パターンと作成手順、そして型に当てはめるときの注意点を整理します。
型から入ると早い理由
業務フローは、ゼロから考えるより既存の型に当てはめたほうが早く仕上がります。多くの業務は、申請と承認、受付と対応、依頼と納品といった、限られたパターンの組み合わせでできているからです。
型を使う利点は、速さだけではありません。よくある抜けを事前に潰せることのほうが大きい効果です。承認フローなら差し戻しの経路、問い合わせ対応なら一次回答で解決しない場合の扱い。これらは自分で考えると忘れがちですが、型に含まれていれば漏れません。
ただし型はあくまで出発点です。自社の実態と違う部分は、必ず書き換えてください。型に合わせて業務を説明すると、図と現実がずれます。
承認フローの型
稟議、経費精算、休暇申請など、申請して承認を得る業務の型です。最も使用頻度が高く、構造も単純です。
骨格
申請の作成 → 内容の確認 → 承認の判断 → 承認なら実行、否認なら差し戻し → 完了
押さえるべき分岐
- 金額や内容による承認者の変化：一定額を超えると上位者の承認が必要になる、といった条件分岐
- 差し戻し後の再申請経路：修正して同じ承認者に戻るのか、最初からやり直すのか
- 承認者が不在のときの扱い：代理承認を認めるか、待つか
よくある抜けは3つ目です。承認者不在で止まる事態は必ず起きますが、フローに書かれていないことがほとんどです。
問い合わせ対応の型
顧客からの問い合わせ、社内のヘルプデスク、クレーム対応などの型です。外部との接点があるぶん、承認フローより分岐が多くなります。
骨格
問い合わせの受付 → 内容の分類 → 一次回答が可能かの判断 → 可能なら回答、不可なら担当部署へ引き継ぎ → 対応の完了確認 → 記録
押さえるべき分岐
- 緊急度の判定：通常対応と緊急対応で経路を分けるか
- 引き継ぎ先の判断基準：何をもって技術部門へ回すのか、営業へ回すのか
- 未解決のまま時間が経過した場合：何日で上位者に上げるか
この型では、完了の定義を明示することが特に重要です。回答を送った時点なのか、相手から解決の返信があった時点なのか。ここが曖昧だと、対応済みのはずの案件が後から蒸し返されます。
受発注の型
見積もりから納品、請求までの一連の流れです。関わる部署が多く、書類のやり取りが発生する点が特徴です。
骨格
引き合いの受付 → 見積もりの作成 → 社内承認 → 見積書の提出 → 受注の判断 → 受注なら発注処理と納品 → 検収 → 請求
押さえるべき分岐
- 与信の確認：新規取引先の場合に追加される経路
- 失注した場合の処理：記録して終わるのか、次につなぐ動きがあるのか
- 検収が通らなかった場合：修正して再提出する経路
受発注フローは長くなりがちなので、見積もりまでと受注後で図を分けるのが実務的です。1枚に詰め込むと、どちらの局面も読みにくくなります。
制作・進行の型
コンテンツ制作、資料作成、広告クリエイティブなど、成果物を作って確認を通す業務の型です。
骨格
依頼の受付 → 要件の確認 → 制作 → 社内チェック → 修正 → 依頼元の確認 → 修正 → 納品
押さえるべき分岐
- 修正の回数制限：何回までを想定し、超えた場合どうするか
- 方向性のやり直しが発生した場合：要件確認まで戻る経路
- 素材の支給待ち：依頼元からの提供が遅れた場合の扱い
この型で最も重要なのが、修正のループをどこで止めるかです。無制限に戻る矢印を描くと、図としては正確でも運用の歯止めがなくなります。回数か期限で区切りを入れてください。
作成手順
型を選んだあとの進め方です。
