スイムレーン図とは？部門をまたぐ業務を1枚で表す書き方
業務フローを描いたのに、「で、これは誰がやるの？」と聞かれてしまう。処理を順に並べるだけでは、担当が伝わりません。これを解決するのがスイムレーン図です。この記事では、レーンの分け方と並べ方という、この図固有の判断を整理します。
スイムレーン図とは
図を担当ごとの帯に区切って、各処理をその帯の中に配置したフロー図です。プールのコースに似ていることからこの名前がついています。
普通のフロー図との違いは、処理の位置が意味を持つことです。どの帯にあるかで、誰の作業かが決まります。担当者名を図形の中に書き込む必要がなくなります。
何が見えるようになるか
最大の利点は、レーンをまたぐ矢印が一目で分かることです。この矢印は、そのまま引き継ぎ地点を意味します。
業務が滞るのは、たいていこの引き継ぎ地点です。依頼を投げたものの相手が気づいていない、確認待ちで止まっている、不備で差し戻された。レーンを分けると、これらが発生する箇所が図の上で特定できます。
逆に、レーンをまたがない図なら、そもそもスイムレーンにする必要がありません。一人で完結する作業は、普通のフロー図で十分です。
レーンを何で分けるか
この図で最初にして最も重要な判断です。分け方によって、図から見えるものが変わります。
部署で分ける
営業部、制作部、経理部といった分け方です。部署間の調整が多い業務に向いており、組織としてどこに負担が集中しているかが見えます。
注意点は、同じ部署の中で役割が分かれていても見えないことです。営業部レーンに5つの処理が並んでいても、それが同じ人がやるのか、担当と上司で分かれているのかは分かりません。
役割で分ける
申請者、承認者、作業担当、検収者といった分け方です。承認フローのように、同じ部署内で権限が分かれる業務に向いています。
役割で分けると、人事異動や組織変更の影響を受けにくくなります。部署名で描いていると、組織再編のたびに図を直すことになります。
どちらを選ぶか
図を使う目的で決めます。部署間の調整を見直したいなら部署単位、手順を引き継ぎたいなら役割単位です。
迷ったら役割を推奨します。引き継ぎや新人の説明に使う場面が多く、そのときに必要なのは「どの立場の人が何をするか」だからです。
レーンの並べ順
見落とされがちですが、図の読みやすさを大きく左右します。
基本は、仕事が流れる順に並べることです。申請者、上司、経理、というように、データや書類が渡っていく順番で並べます。
こうすると、レーンをまたぐ矢印が一方向に揃い、交差が減ります。逆に、接点の多い部署を端に置くと、矢印が図を横断し続けて読めなくなります。
行ったり来たりする場合
同じ相手と何度も往復する業務では、どう並べても矢印が行き交います。この場合は、往復する2つのレーンを隣接させてください。
それでも矢印が複雑になるなら、往復の回数そのものが問題です。図の描き方ではなく、業務の進め方を見直す候補になります。
縦置きと横置き
レーンを横に帯状に並べて流れを左から右へ描く形と、レーンを縦に列として並べて流れを上から下へ描く形があります。
判断の目安は単純です。
- レーンが少なく工程が多い：横置き（レーンを横に、流れを左右に）
- レーンが多く工程が少ない：縦置き（レーンを縦に、流れを上下に）
紙やスライドは横長なので、一般的には横置きのほうが収まりやすくなります。ただしレーンが6を超えると、横置きでは縦方向が苦しくなります。
外部をレーンに含めるか
顧客、取引先、外注先をレーンとして置くかどうか。これも判断が分かれる点です。
含めることを推奨します。外部を描かないと、待ち時間が図から消えるからです。
顧客の確認待ちで止まっている期間は、自社の作業ではないのでつい図から漏れます。しかしリードタイムの大半がこの待ち時間だった、ということはよくあります。
システムをレーンにするか
基幹システムや自動処理を、1つのレーンとして置く方法もあります。人の作業と自動処理の境目がはっきりし、自動化の余地を検討するときに役立ちます。
ただしレーンが増えるので、目的次第です。引き継ぎ用なら、システムは人のレーンの中に含めてしまっても構いません。
レーンが増えすぎたとき
レーンが8を超えると、図として成立しなくなってきます。対処は3つあります。
- 粒度を上げる：個人単位をチーム単位に、部署単位を本部単位にまとめます
- 工程で図を分ける：受注までと納品以降など、局面で分割します
- 登場回数の少ないレーンをまとめる：1回しか出てこない相手は「その他」にまとめます
2つ目が最も確実です。1枚に詰め込むことを目的にしないでください。読めない図を作るより、2枚に分けたほうが実用的です。