マーケティングカレンダーの作り方｜施策・準備日・負荷をそろえる記入例

マーケティングカレンダーが扱う範囲を決める

まず、カレンダーで決めたいことを明確にします。「顧客への案内が同日に重なっていないか」「同じ編集者に承認依頼が集中していないか」「固定イベントまでに準備できるか」など、横断的な判断が中心です。一つの施策の企画や効果検証をすべて同じ表で完結させる必要はありません。

Asanaのマーケティングカレンダーの例でも、チャネル、担当、開始・終了、状態などを結び付けて整理しています。必要な項目は、自社が行う判断から選んでください。見た目の形式をそろえることより、同じ施策を同じIDで参照できることが大切です。

目標・固定日・担当から施策台帳を作る

最初に動かせない日と、変更できる予定を分けます。展示会開催日、契約上の納期、既に顧客へ告知した日などは変更の影響が大きく、社内の公開予定とは扱いが違います。各施策の目的と対象、担当責任者を確認してから、実施期間と準備枠を入れます。

W1〜W4は説明用の週区分です。実際には日付範囲と休日を定義してください。工数は誰の何を含むかを統一し、外注費は予算列へ分けます。M-02のように費用を別施策へ含める場合は、参照IDを明記すると二重計上を避けやすくなります。

担当が決まっていない施策を確定予定として置かないでください。候補として残し、担当と準備条件を確認する日を決めます。制作物ごとのタイトル、レビュー、公開URLはコンテンツカレンダーに持たせ、施策一覧にはIDで参照させます。

準備開始日を公開・開催日から逆算する

準備開始日は、制作期間だけでなく、確認、差し戻し、素材の受領、配信設定を含めて考えます。公開日から逆算した案を、実際に着手できる日と担当の稼働に照らし合わせます。固定日からの逆算が合わなければ、工程を省く前に範囲や担当、実施日を見直しましょう。

すべて直列、休日なし、途中の待ちなしと仮定すれば、上の作業は5＋2＋1＝8営業日です。ただし、これは公開日の8営業日前に着手すれば必ず間に合うという意味ではありません。素材待ち、複数の承認、修正の必要性があれば、別の時間がかかります。過去の同種案件を見て、作業時間と待ち時間を分けて見積もります。

一律に「10%の余裕」を足すのではなく、不確実な工程に何が起こり得るかを記してください。具体的な日付の組み方はスケジューリングの手順、承認や引き渡しの区切りはマイルストーンの設定例と合わせて設計できます。

月次カレンダーの記入例でチャネルをそろえる

月次表示には実施日だけでなく、主要な準備期間も表示します。次の例は同じ説明会に向けて複数チャネルを使うケースです。案内メールを先に送るなら、リンク先の記事がいつ閲覧可能になるかも確認します。チャネルごとに別々の予定を作り、連携条件を後から探す方法では見落としが生じやすくなります。

この表ではM-01に紐づくC-01告知記事を別のコンテンツ行で管理し、M-03の解説記事C-03と区別しています。同じテーマだからといって同じ成果物IDにしないでください。年間、施策、制作物をIDでつなぎ、詳細の原稿やレビュー指摘を月次表へ重ねて転記しないようにします。

負荷と予算の重なりを見て延期・縮小を決める

空いている日があることと、作業できる余力があることは別です。定常業務、休暇、既に約束した仕事を除いた担当別の枠へ、予定施策を割り付けます。月全体で余裕があっても、同じ週や同じ承認者へ仕事が偏れば調整が必要です。

仮に月間の実行可能枠が80人時、計画した施策の工数が72人時なら、未割当は8人時です。8÷80＝10%ですが、この10%は算例の結果です。常に10%で十分という基準ではありません。見積もりの範囲や不確実性を確認し、担当者別・週別でも同じ照合を行います。

金額と工数は別の単位なので足し合わせません。社内工数を費用換算する場合は単価と範囲を明示し、外注見積に既に含まれる作業を二重に計上しないようにします。調整結果は関連施策の担当へ共有し、一つの日付だけを変えて終わりにしないでください。

変更履歴と実績を残し、次月へ引き継ぐ

更新する人と、予定を変更できる人を決めます。担当者は状況と見積りを更新し、対外案内、予算、他施策へ影響する変更は責任者が判断します。対応環境でのExcel共同編集も選択肢です。ツールを変える前に共有元、編集権限、更新時点がそろっているかを確かめましょう。

実施後は実施日、実工数、費用、観測期間、目的に対応した結果を残します。配信本数と申込み数、検索表示と参加者数など、違う指標を置き換えないでください。結果の増減には季節、告知範囲、商品条件なども影響します。次月は予定と実績の差、承認待ち、重なりの調整に使った時間を確認し、必要な項目と工程を改善します。