タスク管理ツールの比較｜チーム向け・個人向けの選び分けと主要6製品
タスク管理ツールを探すと、機能の丸が並んだ比較表が出てきます。しかし、一人で使うのかチームで使うのかで、見るべき点は大きく変わります。この記事では、主要なツールをタイプ別に整理し、どんなチームに向くかを説明します。
この2つでは、選定の前提が違います。
個人利用なら、好みで選んで構いません。合わなければ乗り換えれば済みますし、自分が使いやすければそれで十分です。
チーム利用は違います。全員が更新して初めて意味を持つため、一部の人が入力しなくなった時点で信用を失います。乗り換えのコストも桁違いになります。
自分がどちらなのかを先に決めてから、以下を読んでください。
自分のタスクだけを管理する場合です。
個人の日々のタスクをシンプルに管理するツールです。優先度やラベルを設定でき、モバイルでの入力が速いのが特徴です。
向くのは、思いついたときにすぐ登録したい人です。逆に、チーム全体の進捗や案件と紐づけた管理には機能が不足します。
タスク管理専用ではなく、メモや資料と一緒に扱えるワークスペースです。
タスクの中に仕様書や議事録を書き込めるため、情報を一ヶ所に集めたい人に向いています。ただし自由度が高い分、自分で構造を設計する手間がかかります。
複数人で同じ情報を見る場合です。
カードをボード上で動かす形式で、見た目で状態が分かります。
導入のハードルが低く、数人のチームならすぐに使い始められます。一方、案件が増えてボードが増えすぎると、全体を横断して見るのが難しくなります。
リスト、ボード、タイムラインなど複数の見せ方を切り替えられます。
複数プロジェクトを横断して見たい中規模チームに向いています。その分、初期設定に時間がかかり、小さなチームには過剰になりやすいです。
国産ツールで、ウェブ制作や開発の現場で広く使われています。
ガントチャートとカンバンの両方を持ち、エンジニア以外も使える設計です。日本語サポートが必須な場合や、外部パートナーと一緒に使う場合の選択肢になります。
ソフトウェア開発の課題管理に特化したツールです。
スクラムやカンバンを採用する開発チームには強い一方、非エンジニアには用語も画面も敷居が高くなります。マーケティング部門だけで使うなら、他の選択肢のほうが定着しやすいでしょう。
機能の多寡ではなく、適する規模と導入の重さが違います。
選ぶときは、今の規模ではなく、1年後の規模を想定してください。軽量型で始めても、人数が増えれば乗り換えることになります。
具体的な金額は改定されるため、公式サイトで確認してください。ただし、傾向としては次のとおりです。
多くのツールに無料プランがありますが、人数やプロジェクト数に上限があります。また、ガントチャートや横断の進捗管理など、実務で必要になる機能が有料プランに入っているケースが多いです。
確認すべきは単価より、何が課金対象になるかです。閲覧だけのメンバーも含むのか、外部パートナーをゲストで招待する場合はどうなるのか。ここを見落とすと、導入後に想定外の金額になります。
無料で足りなくなるのは、次のようなときです。
無料で始める場合も、有料プランの価格を先に見て、その額を払えるかを判断しておいてください。定着してから上限に達すると、他社への乗り換えは現実的ではなくなります。
導入前に乗り換えの話をするのは気が進まないものですが、確認せずに始めると後で動けなくなります。
見るべきは、全データをCSVなどの汎用形式で出力できるか、コメントや添付ファイルも含められるかです。
無料プランではエクスポートが制限されているケースもあるため、トライアル中に一度実行しておくと確実です。
数人で、プロジェクトがいくつかなら十分です。上限に達するのは、人数が増えたときか、横断で見たくなったときです。ただし、無料で使える範囲に合わせて運用を作り込むと、上限に達したときに選択肢がなくなります。
個人のタスクとチームのタスクを分けるのは現実的です。ただし、同じチームのタスクが2つのツールに分かれるのは避けてください。どちらを見ればよいか分からなくなり、両方が更新されなくなります。
人数が少なく、同時に編集することがないなら十分です。ツールが効くのは、更新の競合が起きるときと、履歴を追いたいときです。逆に、ルールがない状態でツールを入れても、混乱の場所が移るだけです。
入力の必須項目が多すぎないか確認してください。タイトルだけで一旦登録でき、詳細は後から埋められる形にするだけで、入力率は変わります。ツールを変える前に、設定を見直す余地があります。
ここまで挙げたツールは、いずれもタスクの進捗を管理するものです。一方でマーケティングの現場では、その施策にいくら使って、何が得られたかを並べて見たい場面があります。
Xtrategyでは、施策のスケジュールと予算・KPIを同一画面で管理できます。汎用のタスク管理ツールとは目的が違うため、併用するか切り替えるかは、何を見たいかで判断してください。
ツールを比べる前に、一人で使うのかチームで使うのかをはっきりさせてください。それだけで、候補は半分以下に絞られます。
