プロジェクト管理ツール比較｜タスク型・工程型・予実型の違いと選び方
プロジェクト管理ツールを比べても、どれも似たような機能が並んでいて選べない。この原因は、ツールの差ではなく、自分が何を管理したいのかが決まっていないことにあります。この記事では、ツールを3つの型に分けて違いを整理します。
プロジェクト管理といっても、知りたいことは人によって違います。
この3つは重なる部分もありますが、得意な領域が違います。選ぶ前に、自分がどれを知りたいのかを決めてください。
個々の作業を一覧にし、担当者と期限を管理する型です。
カンバンボードやチェックリストが中心で、誰の手元に何があるかが見えます。導入が軽く、数人のチームならすぐに使い始められます。
今週何をやるかを揃えること、抜け漏れを防ぐことです。作業の粒度が細かく、順番が入れ替わる仕事に向いています。
全体がいつ終わるかの見通しです。タスクが並んでいても、どれが遅れて全体が遅れるのかは見えません。
作業の順序と依存関係を管理する型です。
ガントチャートが中心で、この作業が終わらないと次に進めない、という関係を表現できます。
納期から逆算して、どこに余裕がないかを見つけることです。工程が多く、順番が決まっている仕事に向いています。
制作物の制作やイベントの準備など、工程を飛ばせない仕事ではこの型が必要になります。
順番が頻繁に入れ替わる仕事です。依存関係を組むのに手間がかかる分、変更が多いと更新が追いつきません。
使った金額と得られた成果を並べて管理する型です。
進捗だけでなく、予算の消化状況とKPIの達成状況を同じ画面で見ます。
この施策にいくら使って、何が得られたのかを判断することです。四半期で予算を組み替えるときに、材料が揃っている状態になります。
日々の細かい作業管理です。一件ごとのチェックリストを回すなら、タスク型のほうが向いています。
困っていることから逆算すると、必要な型が分かります。
ここを飛ばして機能表を見比べると、多機能なものを選んでしまいます。使わない機能の分だけ、画面が複雑になります。
実務では、一つですべてを賄えないことがあります。
このとき重要なのは、同じ情報を二重に入力しないことです。タスクの進捗をタスク型で管理し、その集計結果を予実型に手で転記する運用は、数ヶ月で止まります。
併用するなら、層を分けてください。日々の作業はタスク型、施策単位の金額と成果は予実型、という形です。粒度が違えば、二重入力にはなりません。
型が決まってから、個別のツールを見比べます。この段階で確認すべきは、機能の多寡ではありません。
とくに1つ目が重要です。ツールが使われなくなる最大の原因は、機能不足ではなく入力の面倒さです。
違います。タスク型のツールにもガントチャート風の表示はありますが、依存関係を組めるかが分かれ目です。先行する作業が遅れたときに後工程が自動でズレるなら工程型、単に期間を横に並べているだけならタスク型です。
施策の内容によります。コンテンツ制作やイベントのように工程が多いものは工程型、広告のように日々調整するものはタスク型が向きます。一方、予算を持つ立場なら、予実型がないと判断の材料が揃いません。
機能としては存在しても、主眼がどこにあるかで使いやすさが変わります。工程管理が主のツールで日々のタスクを回すと、毎回工程表を開くことになり、入力が重くなります。
作り方次第でどの型にもなります。実際、小規模ならスプレッドシートで十分です。限界が来るのは、同時に編集する人が増えたときと、履歴を追いたくなったときです。
タスク型と工程型は選択肢が多い一方、予実型は汎用のプロジェクト管理ツールでは賄えないことがあります。進捗は見えても、金額と成果が別の場所に残るからです。
Xtrategyでは、施策のスケジュールと予算・KPIを同一画面で管理できます。使った金額と成果が紐づいていれば、四半期の見直しで判断に入れます。
ツール選びで迷ったときは、今一番困っていることを一つ書き出してみてください。それが抜け漏れなのか、遅延なのか、成果の説明なのかで、選ぶべき型が決まります。
