RFPの書き方｜必須条件・評価表までそろえる提案依頼書の記入例

RFPで決めることと、オリエンシート・要件定義との違い

RFPで決めるのは、提案を求める対象と、候補を比べるための共通条件です。オリエンシートは依頼の背景や対象者、期待する変化を伝える概要です。要件定義書は、必要な挙動や受入条件を追跡できる形へ具体化します。目的が違うため、一つの文書へすべて押し込む必要はありません。

要件を先に固めてから提案を募る場合も、候補の専門性を借りて詳細化する場合もあります。「契約後にしか要件定義をしない」「RFPには詳細を書かない」と順番を固定しません。確定済みの制約は理由を添えて書き、提案してほしい領域と、選定後に共同で決める領域を区別します。

背景・目的・要求を発注側で整理し、共通の提案依頼で比べる考え方は、IPA「ストーリーで学ぶ要件定義実践入門」のRFPに関する解説も参考になります。以下の予算、配点、件数はこの記事の架空例であり、資料が定めた標準値ではありません。

背景・対象範囲・制約・未確定事項をそろえる

配布前に、現状の事実、困りごと、事業目標、実施上の制約を分けます。「問い合わせを増やしたい」だけでは、原稿の改善、フォームの変更、集客の追加のどこまで求めるか分かりません。現行ページ一覧、運用体制、支給できる資料を付け、分からないことは未確定と書きます。

対象範囲には、ページや機能だけでなく、原稿・写真・翻訳・移行・計測確認・公開作業・運用引き継ぎを含めるかを記載します。社内が支給する項目には担当と予定日を置きます。支給が遅れる場合の代替や、費用・日程の再評価も回答してもらうと、見積前提を比べやすくなります。

制約は、必須、推奨、任意に分類します。既存システムの利用が必須なら、契約や連携などの理由を示します。希望にすぎない技術を必須にすると選択肢を狭めます。一方、実際の制約を伏せて自由提案を求めると、採用できない案へ双方の時間を使ってしまいます。

提案期限や候補社数を一律に決めず、質問の量、現状調査の必要性、提案に求める粒度、評価側の稼働で設計します。短い説明で比較できる案件と、現物調査や試作が必要な案件では負担が異なります。提出形式、窓口、質問受付、回答日、評価日、結果連絡の予定をセットで示してください。

架空案件で読むRFPとベンダー回答欄の記入例

次は、架空企業の日本語サイト30ページを対象にした記入例です。予算上限300万円はこの企業の架空の社内条件であり、市場相場や推奨額ではありません。初期費用は税抜で比較し、運用費と追加作業費は分けて回答を求めます。

「対応可能」という一語では比較しにくいため、回答欄に提案内容、前提、除外、証拠、確認時期を設けます。ソースの引き継ぎなら、納品ファイル、第三者ライセンス、利用範囲、再委託先の権利処理を具体的に答えてもらいます。権利帰属と利用許諾を同じ意味で扱わないことも大切です。

画面表示を「3秒以内」と書く場合も、何を測るのか、端末、回線、データ、試験環境、測定方法を決めなければ判定が割れます。まだ決められないなら、条件案と測定方法の提案を求め、選定後の要件一覧で確定する予定を置きます。曖昧な数値を確定条件に見せないでください。

必須条件の確認と配点評価を分ける

必須条件は適格性の確認、配点は適格な提案を比べる補助です。必須条件に合わない候補を高い総合点で相殺しません。配点と判定方法は提案を見る前に決め、条件を変更する場合は候補へ同じ改訂情報を伝えます。

各項目は1〜5点、配点の合計は100です。加重点 = Σ（得点 ÷ 5 × 配点）。Aは4/5×40 + 3/5×25 + 4/5×25 + 4/5×10 = 75点、Bは3/5×40 + 5/5×25 + 3/5×25 + 4/5×10 = 72点です。75点のAを自動選定せず、Bも証拠待ちのまま確定しません。

ExcelでB2:E2を得点、B1:E1を配点とするなら、=SUMPRODUCT(B2:E2,$B$1:$E$1)/5 で計算できます。セル範囲をそろえ、必須条件は別列で確認します。未回答を勝手に0点にせず、「未確認」として保留するか、未回答の採点ルールを配布前に定義してください。

対応する得点と配点の積を合計する構文は、MicrosoftのSUMPRODUCTの説明で確認できます。関数は計算を助けますが、配点の妥当性や候補の適格性を決めるものではありません。

共通Q&Aと回答比較で確認事項を残す

質問には番号を付け、質問内容、回答、影響する要求、改訂版、回答日を残します。共通条件への回答は候補全体へ共有し、個別候補の営業秘密や機密情報は公開範囲を区別します。提案に重要な前提が変わった場合は、回答を配っただけで済ませず、修正版と提出期限への影響を示します。

複数の評価者が採点するなら、先に個別評価と理由を記録してから差を議論します。「5点」の根拠が、説明の上手さなのか、具体的な計画や証拠なのかを確認してください。提案書の記載と説明会の発言が異なる場合は、どちらが有効な回答か書面でそろえます。

選定理由を記録して要件・見積もり・契約へ引き継ぐ

選定記録には、採用理由、必須条件の確認結果、費用前提、残る条件、確認担当、期限を残します。未解決項目が重要なら、条件付きで進む範囲を明示するか、発注判断を待ちます。点数順位だけを保存しても、後から予算や範囲が変わった理由を説明できません。

RFP、回答、共通Q&A、改訂見積、要件一覧のどの版を参照するかをそろえ、契約文書との関係や優先順は当事者で確認します。選定後に詳細化する要件には決定者と予定を置きます。文書名や章数だけで契約範囲や作業責任が決まると考えないでください。

発注後は、合意した品質・納期・連絡経路を運営へ引き継ぎます。採用しなかった候補にも、予定した方法で結果を連絡し、共有できる範囲の理由を伝えます。次回は、比較に使えなかった質問や多発した未回答を振り返り、項目を増やす前に、判断へつながる回答欄へ直します。

次の作業に合わせて、要件定義書テンプレート｜記入例・受入基準・変更履歴の作り方、オリエンシートの書き方｜課題・対象者・予算をまとめる依頼概要の記入例、ベンダーマネジメントの進め方｜判断待ち・品質・納期を記録する評価例を参照してください。