RFP（提案依頼書）の書き方｜制作会社・ベンダー選定で外さないための項目とテンプレート
制作会社やシステムベンダーを選ぶ場面で、「上がってきたものが想定と違う」「各社の見積の前提がバラバラで比較にならない」といった事態は珍しくありません。その多くは、依頼内容を文書化しないまま提案を求めてしまうことに原因があります。それを防ぐための文書がRFP（提案依頼書）です。この記事では、RFPとは何かという基本から、RFI・見積依頼書との違い、記載すべき項目、そのまま流用できるテンプレートまでを整理します。
RFP（提案依頼書）とは
RFPとは「Request For Proposal」の略で、日本語では提案依頼書と訳されます。発注者が、システム開発・Webサイト制作・広告運用などの外部委託にあたって、候補となる企業に「こういう課題を、こういう条件で解決したい。どう実現するか提案してほしい」と依頼するための文書です。
ここで押さえておきたいのは、RFPは仕様書ではないという点です。RFPが定義するのは「解決したい課題」と「満たすべき条件」であり、「どう作るか」という手段は提案側に委ねます。手段まで細かく指定してしまうと、ベンダーが持つ知見やより良い代替案を引き出せなくなり、RFPを出す意味が薄れてしまいます。
RFPが必要になる場面
- コーポレートサイトやサービスサイトのリニューアル
- 基幹システム、SFA／CRM、MAツールの導入・刷新
- 広告運用やコンテンツ制作のパートナー切り替え
- 複数社を比較して選定する必要があるとき（コンペ形式）
- 発注金額が大きく、社内稟議で選定理由の説明が求められるとき
逆に、発注先がすでに決まっていて金額も小さい単発業務であれば、正式なRFPまで整えず、簡易な依頼メモで足りるケースもあります。RFPは作成にも評価にも工数がかかるため、案件の規模と比較の必要性で判断してください。
RFI・見積依頼書・要件定義書との違い
RFPと混同されやすい文書がいくつかあります。目的と登場するタイミングで整理すると分かりやすくなります。
- RFI（情報提供依頼書）：候補企業を絞り込む前段階の文書。実績、体制、対応可能な範囲、概算費用感などの情報提供を求めます。市場にどんな選択肢があるか把握したい段階で使います。
- RFP（提案依頼書）：絞り込んだ数社に対し、課題解決の方法・体制・スケジュール・費用を含めた提案を依頼します。
- RFQ（見積依頼書）：やることが完全に固まっている前提で、価格を比較するための文書。提案の余地はほぼありません。
- 要件定義書：発注先が決まった後、契約に基づいて「何を作るか」を確定させる文書。多くの場合ベンダー側が作成し、発注者が承認します。
流れとしては、RFI → RFP → 選定 → 契約 → 要件定義、という順序になります。RFPの段階で要件定義書レベルの精度を求める必要はありません。
RFPを作成する4つのメリット
1. 提案が同じ土俵に乗る
条件を揃えずに提案を求めると、A社は保守費込み、B社は初期構築のみ、といった具合に前提が食い違い、価格も内容も比較できなくなります。RFPで前提を明示すれば、提案は同じ条件下で並べられます。
2. 社内の要求が整理される
RFPを書く過程では、関係部署の要望を集めて優先順位をつける作業が必ず発生します。この作業自体が、社内で曖昧なままだった目的や譲れない条件を可視化してくれます。
3. 認識のズレによる手戻りを防げる
プロジェクト後半で発覚する「聞いていない」「含まれていると思っていた」というトラブルは、スコープが文書化されていないことが原因です。RFPは、契約後の認識合わせの土台としても機能します。
4. 選定理由を説明できる
評価基準を事前に定めたRFPがあれば、「なぜこの会社を選んだのか」を稟議や監査の場で客観的に説明できます。属人的な判断に見えない選定プロセスは、社内の合意形成を大きく楽にします。
RFPに記載すべき11の項目
業種やプロジェクトの性質を問わず、おおむね次の11項目を押さえておけば提案依頼書として成立します。
1. プロジェクトの背景と目的
なぜ今このプロジェクトに取り組むのか、達成したい状態は何かを書きます。「サイトを新しくしたい」ではなく「問い合わせ件数を月30件から60件に増やしたい」のように、目指す成果まで書くと提案の質が変わります。自社の事業概要や体制も簡潔に添えます。
2. 現状の課題
現行システムやサイトの構成、運用フロー、実績データ（アクセス数、処理件数、工数など）と、そこで起きている問題を具体的に記載します。数値と事実で書くほど、提案側は的確な打ち手を出せます。
3. 依頼したい業務範囲（スコープ）
依頼する範囲と、依頼しない範囲の両方を書くのがポイントです。「原稿・写真は自社で用意」「保守は別契約」のように境界を明示しておくと、後の追加費用トラブルを避けられます。
