タスクの優先順位のつけ方｜アイゼンハワーマトリクスなど4つのフレーム
やるべきことが10個あって、今日終わるのは3個。このとき何を選ぶかで一日の成果が決まります。優先順位のつけ方に毎回迷うのは、判断基準を持たずにその場で考えているからです。この記事では、場面によって使い分けられる4つのフレームと、フレームを使っても優先順位がつかないときの対処法を解説します。
「全部重要だから選べない」という状態には、ほぼ共通の原因があります。何を捨てるかを決めていないことです。
優先順位をつけるとは、順番を並べ替えることではありません。今日やらないものを確定させる作業です。1位を決めるだけなら簡単ですが、それは残りの9個を後回しにすると宣言したのと同じことです。この宣言を引き受けないままフレームだけ使っても、結局すべてが「高」になります。
逆に言えば、後回しにする判断さえできれば、どのフレームを使っても大きくは外しません。以下の4つは、どの場面でその判断をしやすいかが違うだけです。
最も知られているフレームです。タスクを重要度と緊急度の2軸で4象限に分けます。
このフレームの価値は、第1領域の判定ではなく第2領域の扱いにあります。第2領域には締切がないため、放っておくと永久に着手されません。だから「やる」で終わらせず、カレンダーに枠を取るところまでをセットにします。ここを予定化できるかどうかが、一年後の差になります。
注意点は、緊急度が他人から与えられるのに対し、重要度は自分で決めなければならないことです。「四半期目標に直結するか」といった重要度の基準を先に言語化しておかないと、届いた順にすべてが第1領域に見えてしまいます。
MoSCoWは、やることを4段階に分類する手法です。
高い・低いではなく、入れる・入れないの線を引くための道具です。最大の特徴はWon'tを明示することにあります。曖昧に後回しにするのと、今回はやらないと決めて記録するのとでは、後の揉め方がまったく変わります。削った事実が残っていれば、次の機会に拾い直すこともできます。
目安として、Mustが全体の6割を超えていたら分類できていません。本当に落とせないものだけがMustです。納期に間に合わないと分かったときの具体的な削り方としても使えます。節目そのものの置き方はマイルストーンの設定方法にまとめています。
効果の大きさと必要な工数の2軸で並べ、効果が大きく工数が小さいものから着手します。
精度を上げたい場合は、感覚の大小ではなく数値を入れます。効果を1〜10、工数を人日で置き、効果÷工数の順に並べるだけでも、議論が主観の言い合いから抜けます。ただし数値化そのものに時間をかけないでください。5分で埋まらない評価表は、判断の道具ではなく作業になっています。
施策そのものを選ぶ場面での使い方はマーケティングプロジェクト管理の方法でも扱っています。
チームで動いているときは、上の3つより先に立つ基準があります。自分のタスクが、他の人の着手条件になっているかどうかです。
30分で終わるレビューを後回しにした結果、相手が2日止まる。この構造では、自分にとっての重要度は意味を持ちません。判断基準はひとつ、「これが終わらないと動けない人がいるか」です。いるなら、自分の他のどのタスクよりも先に片付けます。所要時間が短いものほど、止めている損失が大きくなりがちです。
見つけ方は、自分のリストを眺めるより人に聞くほうが早いこともあります。「私待ちになっているものはありますか」と週に一度聞くだけで、この種の詰まりはほぼ解消します。タスク同士の依存関係を図で押さえたい場合はガントチャートの作り方を参照してください。
4つのどれを使っても順位がつけられない場合、原因はフレームにありません。次の3つのどれかです。
実際に多いのは3つ目です。これは優先順位の問題ではなく容量の問題であり、フレームでは解けません。並べ替えを何度やっても終わらないと感じたら、順位づけをやめて、期限か体制の相談に切り替えてください。
決めた順位は、頭の中に置くと翌日には消えます。チームで共有する一覧の作り方はタスク管理表の作り方に、個人の運用習慣はタスク管理が上手い人の共通点にまとめています。
なお、施策の予算や成果と紐づけて優先順位を判断する段階になると、タスク単体の並べ替えでは足りません。Xtrategyでは、施策のスケジュールと予算・KPIを同一画面で管理し、どこに資源を寄せるべきかを横断して確認できます。施策単位の管理についてはマーケティングキャンペーン管理テンプレートも併せてご覧ください。
